Paragraaf E Bedrijfsvoering

De paragraaf bedrijfsvoering beschrijft de sturing en beheersing van de ondersteunende processen binnen de organisatie. De ondersteunde processen zijn:
•    Financiën, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie
•    Personeel & organisatie (HRM)
•    Inkoop, aanbesteding en contractmanagement
•    Interne en externe communicatie m.u.v. klantcommunicatie
•    Juridische zaken 
•    Informatievoorziening en automatisering (ICT)
•    Facilitaire zaken en huisvesting (incl. beveiliging).

De geplande investeringen zijn per programma toegelicht.

In 2022 lag de focus op sturing en 'in control' zijn met als doel een bestendige organisatie. De samenwerking met inwoners, ondernemers, gemeenteraad, ketenpartners en andere belanghebbenden stond centraal. De organisatiestructuur is hierop aangepast per 1 juli 2022, waarbij kwaliteitsverbetering en aansturing de belangrijkste aandachtspunten waren.

Interne controle en rechtmatigheid
 Met de komst van een eigen medewerker voor de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) is het mogelijk geworden om de toets op rechtmatigheid in te richten waarbij het afgelopen jaar veel tijd en energie gestoken hebben in het vormgeven en implementeren van de 3 lijnen van controle. De eerste lijn als verantwoordelijke voor de controles in het primaire proces, de tweede lijn als verantwoordelijke voor de controles rond rechtmatigheid en de derde lijn als verantwoordelijke voor de verbijzonderde interne controle. Met deze inrichting hebben we een belangrijke voorwaarde gerealiseerd om in staat te zijn om het college over boekjaar 2023 een rechtmatigheidsverklaring af te laten geven. 

Rechtmatigheidsverantwoording
In deze rechtmatigheidsverantwoording geeft het College van burgemeester en wethouders aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met het door de gemeenteraad vastgestelde normenkader zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Deze verantwoording betreft de rechtmatige uitvoering van de taken en omvat het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium bij de desbetreffende financiële beheershandelingen en transacties. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op 30 november 2022 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht.
Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de gemeenteraad bepaald en bedraagt 1% van de totale lasten inclusief mutaties in de reserves en is daarmee vastgesteld op € 596.000.  
Het college is van mening dat een aantal van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties onrechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. Deze worden hieronder weergegeven.

Post/omschrijving van de toelichting (x € 1.000)	Fouten	Onzekerheden
Rechtmatigheid
Sociaal domein - PGB jeugdzorg en WMO		24
Sociaal domein WMO zin		62
Sociaal domein jeugdzorg zin		47
Inkoop & aanbestedingen	327
Subsidies	48	339
Totaal geconstateerde fouten en onzekerheden	375	472
Materialiteit (1% voor fouten en 1% voor onzekerheden)	612	612
Door de gemeenteraad vastgestelde rapporteringstolerantie	612	612

Beheersmaatregelen
Het optimaliseren van processen en het gebruik van beheersmaatregelen is niet een éénmalige taak. Dit blijft één van de belangrijkste aandachtspunten. Bij deze jaarrekening willen we alvast voor de processen met de grootste risico’s enige toelichting geven op de beheersmaatregelen die we getroffen hebben en die we nog verder uit willen werken.

Aanbestedingen
Voor de aanbestedingen zijn duidelijk afspraken gemaakt, die samen met ONS gemonitord worden. Echter worden deze afspraken niet softwarematig of anderszins afgedwongen. Hierdoor blijft een risico bestaan dat de eigen inkoopregels en/of Europese aanbestedingsrichtlijnen niet worden gevolgd en dat er onrechtmatige inkopen plaatsvinden. Wij zijn voor Openbare Ruimte gestart om het risico op onrechtmatige inkopen te verminderen door de inzet van een verplichtingenadministratie. Dit wordt op termijn ook ingezet voor inhuur. Op basis van de verplichtingen kunnen we eerder in het proces zien waar we qua opdrachtgrootte risico's lopen.  Actie is nodig omdat we tijdens de jaarrekeningcontrole een aantal fouten hebben moeten constateren. Deze inkopen betreffen een bedrag van € 327.000 die niet voldoen aan de richtlijnen Europese aanbestedingen.  Deze inkopen hebben betrekking op verschillende diensten, te weten software, afvalverzameling en -verwerking en leveringen dieselbrandstof.  Door verlenging van bestaande contracten is hierbij het grensbedrag voor Europese aanbestedingen overschreden.

Sociaal domein
Naast de controles op rechtmatigheid, zijn er aanvullende werkzaamheden gedaan om een goede basis voor een oordeel over de rechtmatigheid te verkrijgen. Voor zorgaanbieders met een hogere omzet dan € 125.000 is een controleverklaring ontvangen en met de kleinere zorgaanbieders is finale kwijting afgesproken. Hierdoor is de onzekerheid beperkt tot € 109.000. Voor het SVB hebben we de verantwoordingsbrieven ontvangen, hieruit volgt een onzekerheid van € 24.000.

Subsidies
Voor subsidies is op basis van de uitgangspunten van de ASV het proces zo eenvoudig mogelijk vastgelegd. In het proces is een rechtmatigheidstoets opgenomen, waarbij gecheckt wordt of is voldaan aan alle vereisten. We zien dat hierdoor beter gelet wordt op de stukken die toegevoegd worden, maar dat er nog stappen gezet moeten worden op het gebied van verantwoording. We zijn daarnaast aan het onderzoeken of we het proces subsidieverstrekkingen beter kunnen borgen in de systemen, waarbij we op basis van risico het aantal te controleren dossiers bepalen. Voor 2022 hebben we gezien dat er één subsidie met een bedrag van € 48.000 ten onrecht is verstrekt. Daarnaast hebben we gezien dat het monitoren van de voortgang en opvolging van de verschillende termijnen onvoldoende geborgd is in de organisatie. Hierdoor zien we een onzekerheid van € 339.000 doordat een aantal verstrekte subsidies nog niet zijn vastgesteld.

Factuurafhandeling
Voor factuurafhandeling is een start gemaakt met het verbeteren van kwaliteit en efficiency. Dit wordt nog verder uitgewerkt en uitgebreid in 2023 waarbij tegelijk gewerkt wordt aan de vastlegging van prestatielevering.

Fraude                                                                                                                                                                                                                                                       
Eind 2022 is beleid opgesteld rond fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik. Dit zal in 2023 onder de aandacht gebracht worden van de gehele organisatie. Het doel van beleid rond het onderwerp fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik is om allereerst bewustwording te creëren, de kaders en te nemen stappen uit te schrijven en het onderwerp onderdeel te maken van de reguliere planning- en controlcyclus.

Doelmatigheid 
Op 27 september 2022 is het wetsvoorstel aangenomen door de Eerste Kamer inzake de Wet versterking decentrale rekenkamers.  De nieuwe regelgeving  wordt 1 januari 2023 van kracht en hiervoor zal in 2023 een verordening aan uw raad voorgelegd worden. In het verslagjaar is het onderzoek afgerond naar het krediet 'Diever op Dreef' en de uitkomsten zijn gedeeld met college en raad. Voor 2023 heeft het college in 2022 ingestemd met een onderzoek naar de samenwerking met het shared service centrum ONS. De uitkomsten hiervan zullen in de eerste helft van 2023 met de raad gedeeld worden. 

Door uitvoering te geven aan het dynamisch meerjarenprogramma Westerveld 2020-2022 hebben we verder kunnen bouwen aan een veilige en toekomstbestendige informatievoorziening, waarbij we gebruik maken van de mogelijkheden die nieuwe technologieën ons bieden. Eén van de grootste projecten die is afgerond, is de implementatie van een nieuw zaaksysteem.

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) formeel van kracht en heeft de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) vervangen. De AVG geeft natuurlijke personen meer wettelijke bescherming van het verwerken van hun persoonsgegevens. Ook geeft het deze personen meer rechten op dit vlak, zoals het recht op inzage, wijziging en verwijdering. 
In 2022 is uitvoering gegeven aan een viertal thema’s te weten:
1.         Bewustwording en organisatorische inbedding
2.         Autorisatiemanagement 
3.         Risicomanagement en DPIA ’s 
4.         Verplichte informatie, documenten en processen AVG

Daarnaast heeft de Wet publieke Gezondheid (WPG) zijn intrede heeft gedaan. In 2022 zijn er stappen gezet om hier uitvoering aan te geven. 

Ook is er energie gestoken in het versterken van de samenwerking met de andere ONS partners. Vanuit ONS loopt een groot programma Verhoogde Digitale Weerbaarheid (VDW), waarbij passende maatregelen worden geïmplementeerd om de basisbeveiliging op orde te krijgen.

De inkooptaken zijn ondergebracht bij het shared service center ONS. In 2022 is een start gemaakt met het harmoniseren van de inkooptaken tussen de gemeente Westerveld en shared service center ONS. De eerste resultaten zijn de in 2022 vastgestelde geharmoniseerde algemene inkoopvoorwaarden. In 2022 is tevens een start gemaakt met de harmonisatie van het inkoopbeleid. 

In 2022 is er veel aandacht geweest voor het verder ontwikkelen van de organisatie. De organisatiestructuur is deels gewijzigd. Hiermee wordt beoogd dat we als organisatie in staat blijven om alle facetten van onze missie en visie uit te blijven voeren, namelijk het zijn van een omgevingsgerichte, dienstverlenende en ontwikkelende gemeente. De organisatiestructuur ziet er sinds 1 juli 2022 als volgt uit:

- Team Dienstverlening, hieronder vallen Informatievoorziening, Belastingen & Basisregistratie, Ondersteuning en Financiën.
- Team Openbare Ruimte, hieronder vallen de buitendienst en de binnendienst.
- Team Ruimte & Ontwikkeling, hieronder vallen VTH, RO, Grondzaken, Economie, Recreatie & Archeologie en Duurzaamheid & Natuur.
- Team Sociaal Domein, hieronder vallen Uitvoering en Beleid.
- Team Staf, hieronder vallen HR, Privacy, AOV, Communicatie, Juridische Zaken, Strategie & Advies en de Concern Controller.

Om de wijziging in de organisatiestructuur extra kracht bij te zetten en de teamleiders te ondersteunen in het zo optimaal mogelijk vormgeven en ondersteunen van haar of zijn team is een Management Development traject gestart in de vorm van een coach. Deze coach is gekoppeld aan het MT en zal voor een langere periode ondersteuning bieden daar waar nodig.

Als werkgever blijven we inzetten op het voorkomen van (langdurig) ziekteverzuim. Het streven is om te anticiperen op individuele situaties van medewerkers die (tijdelijk) extra zorg en aandacht nodig hebben. Deze aanpak past bij de maatschappelijke aard van onze organisatie en helpt medewerkers de juiste balans te vinden tussen werk en privé, waardoor ze langer inzetbaar blijven en werkgeluk wordt bevorderd.

Daarnaast is in 2022 ook op andere gebieden ingezet om het werkgeluk van onze medewerkers te bevorderen:
- Vanuit het MT is er meer aandacht voor ondersteuning bij en het sturen op het prioriteren van werkzaamheden, aangezien de werkdruk als hoog wordt ervaren. Met als doel om voor meer duidelijkheid te zorgen en de beleving van de werkdruk beheersbaar te maken.
- Eind 2022 is het leerplatform Leerveld (Studytube) geïntroduceerd. Dit elearning platform biedt op een laagdrempelige manier verschillende trainingen en cursussen aan, waarmee medewerkers zich kunnen ontwikkelen op persoonlijk en op professioneel vlak.
- Het periodiek Preventief Medisch Onderzoek (PMO) heeft plaatsgevonden in 2022. In eerste instantie geeft dit de medewerker inzicht in haar of zijn fysieke gestel en is persoonlijk advies ontvangen over onder andere leefstijl. Daarnaast is aandacht besteed aan het psychische gestel. De gemeente heeft advies ontvangen met handvatten om het werkgeluk te bevorderen. Hier wordt in 2023 verder invulling aan gegeven.

Het gemiddelde verzuim voor 2022 voor gemeente Westerveld bedroeg 6,68%. Het gemiddelde verzuim over 2021 lag lager, namelijk op 5,39%. De stijging sluit aan bij de landelijk zichtbare trend, waarbij verzuim in zijn geheel is gestegen ten opzichte van voorgaand jaar. 

Personeelsformatie en personeelsbudgetten
Met het volgende overzicht geven wij globaal inzicht in de begrote formatie in vergelijking met 2022.

Formatie in FTE en geld	Begroting 2022 voor wijziging	Begroting 2022 na wijziging	Verschil
Totaal formatie ambtelijke organisatie (in FTE)	165,82	166,83	1,01
Totaal budget	11.908.200	12.085.000	176.800

Hierna geven wij inzicht in de personele kosten en de kosten voor inhuur in vergelijking met de daarvoor vastgestelde budgetten.

 

Ambtelijke organisatie	Begroot 2022	Realisatie 2022	Verschil
In FTE	166,83	161,29	-5,54
In geld	12.085.000	11.364.000	-721.000
Inhuur kosten in de overhead
Flexibele schil	1.707.000	1.722.000	15.000
Inhuur ambtelijke organisatie	1.672.000	1.044.000	-628.000
Totaal personeelsbudget	15.464.000	14.130.000	-1.334.000

In 2022rwordt 5,54 FTE minder ingezet op de vaste formatie. Dit komt door verloop en het lastig(er) invullen van openstaande vacatures. Om de taken te kunnen uitvoeren en de ambities te realiseren wordt gebruik gemaakt van ingehuurd personeel. Daarin zit ook begrepen de inhuur voor vervanging van personeel door ziekte. Aan inhuur van personeel hangt een hoger prijskaartje. Totaal besparen we op het budget ambtelijke formatie € 721.000.  Zie ook de toelichting bij de overige programma onderdelen: Overhead 

 

Interbestuurlijk toezicht is het toezicht van de ene overheid op de andere. De provincie heeft een toezichthoudende rol op de gemeenten op een aantal terreinen. Deze terreinen zijn:

• Ruimtelijke ordening
• Wabo
• Huisvesting statushouders
• Archiefzorg
• Financieel toezicht
• Monumentenwet

Het toezicht op financiën wordt afzonderlijk georganiseerd. De andere vijf onderwerpen vallen onder de Wet Interbestuurlijk Toezicht. Hiervoor zijn toezichtcriteria ontwikkeld op basis waarvan zelfbeoordeling plaats kan vinden. Deze zelfbeoordeling heeft een plek in de P&C-cyclus en daarmee in de jaarrekening, waardoor de gemeenteraad haar taak adequaat kan uitoefenen.

Bij de jaarrekening 2022 heeft de zelfbeoordeling samengevat het volgende resultaat opgeleverd. Een groene kleur betekent dat aan alle eisen is voldaan, oranje betekent dat aandacht nodig is omdat aan een aantal eisen niet is voldaan, rood betekent dat onvoldoende is voldaan aan de eisen.

Domein	Status
Ruimtelijke ordening
Huisvesting statushouders
Archiefzorg
Financieel toezicht
Monumentenwet

Bij archiefzorg scoort de gemeente voldoende in plaats van goed omdat de doelen in het jaarplan voor archiefzorg nog onvoldoende SMART waren ingevuld. Hier zijn inmiddels stappen in gezet, waardoor de verwachting is dat ook voor het onderdeel archiefzorg in de toekomst het oordeel 'goed' zal zijn.

In januari 2023  is bekend geworden dat de invoeringsdatum van de Omgevingswet is uitgesteld naar 1 januari 2024. De Omgevingswet bundelt de wetgeving en de regels voor ruimte, wonen, infra, milieu, natuur en water naar een basis voor een samenhangende benadering van de fysieke leefomgeving. Uitgangspunt bij de invoering binnen Westerveld is dat dit gebeurt op basis van wat minimaal nodig is voor de invoering van de Omgevingswet. Voor de bedrijfsvoering betekent dit onder andere dat in 2022 is gewerkt aan het actualiseren van de processen die moeten worden geïmplementeerd. Daarnaast is gestart met het opleiden van de medewerkers. Tevens zijn diverse beleidsstukken door de raad vastgesteld zoals een geactualiseerde leges- en planschadeverordening, de kaders voor het adviesrecht raad, de beleidskaders voor participatie en de uitgangspunten omgevingsplan.