De paragraaf bedrijfsvoering beschrijft de sturing en beheersing van de ondersteunende processen binnen de organisatie. Een aantal van deze ondersteunde processen zijn:
Investeringsbeleid
De geplande investeringen zijn per programma toegelicht.
Interne controle en rechtmatigheid
Eind 2022 is de intensieve samenwerking op het gebied van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) met de gemeenten Meppel, Westerveld en Steenwijkerland stopgezet en zijn we zelfstandig verder gegaan. Door de VIC-medewerker worden jaarlijks alle processen, die de gemeente uitvoert, gecontroleerd waarbij gekeken wordt of de geldstroom in het proces volledig en juist is en rechtmatig tot stand is gekomen. Hierbij is de focus in welke mate de opzet, het bestaan en de werking van de interne controlemaatregelen voldoende borging bieden voor de getrouwheid en rechtmatigheid (compliance) in de processen. De VIC speelt een centrale rol wanneer wij naar verwachting over het verslagjaar 2023 zelf een rechtmatigheidsverantwoording dienen af te leggen in plaats van de accountant. De werkzaamheden door de VIC-medewerker worden zodanig uitgevoerd dat wij in staat worden gesteld vanaf boekjaar 2023 een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening te verstrekken die voldoet aan het ambitieniveau dat door uw gemeenteraad is vastgesteld.
In 2023 koersen we op het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording door de colleges die aan de landelijke eisen voldoet (RM-verklaring NV COS 610) en het versterken van de VIC-poule als hét gezicht en adviseur in onze organisatie op het gebied van procesbeheersing voor bestuur, management en medewerkers.
Rechtmatigheidsverantwoording college
Nu verstrekt de externe accountant een controleverklaring met een oordeel inzake getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekening van de gemeente. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wijzigt dit. Het college geeft dan een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Daarmee valt de rechtmatigheidsverantwoording onder het getrouwheidsoordeel van de accountant. De accountant kijkt dus nog wel of de rechtmatigheidsverantwoording 'juist' is. Het wetsvoorstel 'versterking decentrale rekenkamers' is op 31 mei 2022 aangenomen door de Tweede Kamer. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is ook een onderdeel van dit wetsvoorstel. Na behandeling in de Eerste Kamer wordt het voorstel definitief. Deze zal dan vanaf verslagjaar 2023 van kracht zijn, waardoor de eerste rechtmatigheidsverantwoording in kalenderjaar 2024 vastgesteld zal worden.
De rechtmatigheidsverantwoording heeft gevolgen voor de (interne) verantwoording binnen de gemeentelijke huishouding. We zijn daarom nu al een aantal jaren bezig met deze ontwikkelingen en willen zorgen voor voldoende grip op de interne processen en de bijbehorende financiële huishouding, want wij moeten zelf aantonen dat de budgetten rechtmatig zijn besteed. Het college geeft hier verantwoording over af in een bestuursverklaring .
Doelmatigheid
Het laatst gehouden doelmatigheidsonderzoek betrof het onderwerp juridische kwaliteitszorg, en is in september 2019 afgerond. Het periodiek uitvoeren van een doelmatigheidsonderzoek is een wettelijke verplichting. We gaan in 2023 een doelmatigheidsonderzoek uitvoeren. Er is nog geen nieuw onderwerp voor een volgend doelmatigheidsonderzoek bekend.
Interbestuurlijk toezicht
Interbestuurlijk toezicht is het toezicht van de ene overheid op de andere. De provincie heeft een toezichthoudende rol op de gemeenten op een aantal terreinen. Deze terreinen zijn:
• Ruimtelijke ordening
• Wabo
• Huisvesting statushouders
• Archiefzorg
• Financieel toezicht
• Monumentenwet
Het toezicht op financiën wordt afzonderlijk georganiseerd. De andere vijf onderwerpen vallen onder de Wet Interbestuurlijk Toezicht. Hiervoor zijn toezichtcriteria ontwikkeld op basis waarvan zelfbeoordeling plaats kan vinden. Deze zelfbeoordeling heeft een plek in de P&C-cyclus en daarmee in de jaarrekening, waardoor de gemeenteraad haar taak adequaat kan uitoefenen.
Bij de jaarrekening 2021 heeft de zelfbeoordeling samengevat het volgende resultaat opgeleverd. Een groene kleur betekent dat aan alle eisen is voldaan, oranje betekent dat aandacht nodig is omdat aan een aantal eisen niet is voldaan, rood betekent dat onvoldoende is voldaan aan de eisen.
| Domein | Status |
| Ruimtelijke ordening | |
| Huisvesting statushouders | |
| Archiefzorg | |
| Financieel toezicht | |
| Monumentenwet |
Westerveld scoorde op één punt ‘oranje’. Bij archiefzorg wordt nog niet voldaan aan alle vereiste kritische prestatie-indicatoren. We zijn hierover in gesprek met de provincie en zijn gestart om de achterstand bij archiefzorg weg te werken. Het gaat dan met name om de indicatoren met betrekking tot digitalisering archief. De aanbevelingen die de provincie heeft gedaan, zullen opgevolgd worden. Doordat de provincie meer kijkt naar de mogelijkheden zal dit naar verwachting leiden tot een ‘groene’ status.
Organisatieontwikkeling en samenwerking
Westerveld is een platte organisatie met korte lijnen waar we werken volgens het samensturingsmodel. We zijn een relatief kleine organisatie met, sinds 1 juli 2022, vijf teams: Staf, Openbare werken, Dienstverlening, Sociaal Domein en Ruimte & Ontwikkeling. Deze teams worden aangestuurd door vijf teamleiders (inclusief de gemeentesecretaris voor team Staf) en bestaan uit in totaal ongeveer 180 personen. Naast het vaste personeel hebben we momenteel ongeveer 20 inhuurkrachten werkzaam op zowel vaste formatieplekken als vervanging voor verzuim.
Het zijn van een kleine organisatie brengt veel voordelen met zich mee. Zo liggen verantwoordelijkheden laag in de organisatie en hebben we uitdagende functies waarbij brede kennis van de materie nodig is. Dit brengt aan de andere kant ook een risico met zich mee. Doordat we veel 'éénpitters' in de organisatie hebben, maakt dit ons kwetsbaar. Zeker in de huidige arbeidsmarkt, waarin goed gekwalificeerd personeel steeds moeilijker te vinden is. Hierdoor is het des te belangrijker dat we constant in ontwikkeling blijven om een organisatie blijven waar mensen graag werken en we, waar nodig, de samenwerking extern opzoeken.
Recent is er, in het kader van blijvende organisatieontwikkeling, een wijziging geweest in de indelingen van de teams. Hiermee is beoogd de samenwerkingen tussen de teams onderling te versterken en de teamleiders meer in hun kracht te zetten. Ook is er aandacht voor ontwikkeling. Er is een management development traject gestart waarbij de teamleiders en coördinatoren betrokken zijn. Hierin is kritisch gekeken naar de rollen van teamleider en coördinator en wat nodig is om de medewerkers op de juiste manier te faciliteren zodat ze op een prettige manier hun werkzaamheden kunnen verrichten. We zijn een ambitieuze organisatie en dit willen we graag zo houden. Echter, doordat we een relatief kleine organisatie zijn, is onze menskracht beperkt en zullen we prioriteiten moeten stellen. Hierin is een belangrijke rol voor het management weggelegd, zodat doelen duidelijk zijn, medewerkers zich kunnen blijven ontplooien en er tijdig ingegrepen kan worden wanneer er te veel op het bordje van de medewerker ligt. Ons sturingsmodel ondersteunt hierin doordat iedere medewerker van Westerveld veel eigen verantwoordelijkheid en autonomie heeft waarbij samenwerken centraal staat.
Op korte termijn wordt er een vervolg gegeven aan het management development traject en ligt de focus op het versterken van de onderlinge samenwerking binnen de teams en het vasthouden van ons waardevolste kapitaal; onze medewerkers.
Personeelsformatie en personeelsbudgetten
Met het volgende overzicht geven wij globaal inzicht in de begrote formatie in vergelijking met 2021.
| Formatie in FTE | 2022 | 2023 | Verschil |
| Bestuur (B&W) | 4,00 | 4,00 | 0 |
| Bestuursondersteuning (griffie) | 2,44 | 2,44 | 0 |
| Totaal formatie bestuur | 6,44 | 6,44 | 0 |
| Subtotaal directe taken programma's | 107,08 | 103,15 |
-3,93 |
| Subtotaal ondersteunende taken (overhead) | 58,75 | 68,79 | 10,04 |
| Totaal formatie ambtelijke organisatie | 165,82 | 171,94 | 6,11 |
| FTE overhead / FTE Totaal |
35,4% |
40,0% |
De formatie 2023 van 171,94 FTE is gebaseerd op de door het college vastgestelde formatie van 165,82 FTE voor 2022 (excl. Bestuur en Griffie). Bij de vaststelling van de begroting 2022 is 2,49 FTE toegekend voor het invullen van knelpunten, waarvan 1,0 FTE voor ruimtelijke ordening tot 2025. De gemeenteraad heeft in een amendement besloten voor ruimtelijke ordening nog eens 2,0 FTE uit te breiden voor2022 voor een versnelling in het bouwtempo. Deze uitbreiding wordt ook begroot voor 2023. Bij de vaststelling van de voorjaarsrapportage 2022 is 0,5 FTE toegekend voor de uitkeringenadministratie en 1,0 FTE voor de buitendienst openbare werken op basis van een visiedocument. De totale FTE komt daarmee uit op 171,81. Het verschil met de begrote formatie betreft kleine verschillen in de individuele contracten van medewerkers.
Naast een tekort aan mensen zien we ook al enige tijd een verschuiving van ‘in dienst’ naar inhuur in de vorm van ZZP of detachering mét de daaraan gekoppelde hogere tarieven. Willen we functies gevuld krijgen en houden, dan moeten we vaak kiezen voor inhuur, omdat de keus voor vast personeel er niet is. Ter dekking voor de extra kosten die met inhuur verbonden zijn, is in 2023 een aanvullend budget van € 200.000 beschikbaar in de flexibele schil.
De bijbehorende budgetten zijn als volgt:
| Budget formatie | 2022 | 2023 | Verschil |
| Bestuur B&W | 446.580 | 455.910 | 9.330 |
| Bestuursondersteuning (Griffie) | 206.000 | 203.768 | -2.232 |
| Totaal Bestuur | 652.580 | 659.678 | 7.098 |
| Burgerlijke stand (trouwambtenaren) | 10.000 | 10.000 | 0 |
| Personeelslasten binnendienst | 10.922.900 | 11.172.368 | 249.468 |
| Personeelslasten buitendienst | 975.300 | 1.019.533 | 44.233 |
| Totaal ambtelijke organisatie | 11.908.200 | 12.201.901 | 293.701 |
| Totaal personeelsbudget | 12.560.780 | 12.861.579 | 300.799 |
Personeelsbeleid
Het belangrijkste kapitaal van onze organisatie zijn onze medewerkers. We willen een organisatie zijn waarin we de medewerkers de ruimte bieden in hun kracht te komen en staan. Dit doen we door het aanbieden van opleidingen en ruimte bieden voor doorstroom naar een andere interne functie. Daarnaast stimuleren we dat betrokkenheid en inzet van de kennis en kunde van iedere medewerker bij de verschillende projecten. Samenwerken en in contact staan met elkaar is een belangrijk gemeengoed binnen onze organisatie. Dit blijven we stimuleren door verschillende personeelsbijeenkomsten te organiseren, maar ook in 2023 is er weer ruimte (nu we corona achter ons hebben gelaten) om teambuildingsactiviteiten te organiseren zoals een teamuitje of een personeelsfeest.
Als goed werkgever zetten we vooral in op het preventief voorkomen van verzuim. We streven ernaar om op voorhand te anticiperen op individuele situaties van medewerkers die (tijdelijk) extra zorg en aandacht nodig hebben. Daarnaast wordt eind 2022 een Preventief Medisch Onderzoek (PMO) ingezet, dat hierna elke 4 jaar herhaald wordt. Het PMO geeft ons eind 2022 handvatten die we in 2023 verder kunnen aanpakken en uitwerken om nog meer preventief te handelen.
We streven als gemeente naar een verzuimcijfer dat niet groter is dan het landelijk gemiddelde verzuimcijfer van de sector Gemeenten. In 2021 bedroeg dit landelijk cijfer 5,8 % en in Westerveld 5,5% (excl. zwangerschappen).
Waar het gaat om vervanging van ziekte, zwangerschaps- en ouderschapsverlof is jaarlijks een budget beschikbaar van € 208.450. Indien dit budget niet toereikend is, heeft u in 2014 (2e bestuursrapportage) toestemming gegeven om de uitgaven te doen tot een budget dat gelijk is aan het landelijk gemiddelde verzuimcijfer.
De inkoopwerkzaamheden zijn ondergebracht bij het Shared Service Center ONS (ONS). In 2022 is gestart met een verdere harmonisering van de inkoopfunctie binnen Westerveld met de standaarden van ONS. Er is gestart met het harmoniseren van de inkoopvoorwaarden en het inkoopbeleid. In 2023 zal de harmonisatie verder vorm worden gegeven met als doel zo optimaal mogelijk gebruik te kunnen maken van de mogelijkheden en samenwerking binnen ONS op het gebied van inkoop. Daarnaast zal het vastleggen en bewaken van contracten via een contractbeheersysteem in 2023 verder worden ingericht en uitgerold. Gezamenlijk gaat dit leiden tot een efficiëntere betere beheersing van de inkopen die de gemeente doet.
We bouwen verder aan een toekomstbestendige informatievoorziening, waarbij we gebruik maken van de mogelijkheden die nieuwe technologieën ons bieden. Dit doen we onder andere door uitvoering te geven aan een dynamisch meerjarig realisatieprogramma Westerveld 2024. Onderwerpen en ontwikkelingen waar we onder andere mee aan de slag gaan, zijn de doorontwikkeling van de digitale dienstverlening, ketensamenwerking, datagedreven werken en de optimalisatie van onze werkprocessen.
De komende jaren brengen we steeds meer applicaties naar de cloud. Om onze informatie duurzaam digitaal te bewaren, werken we aan digitale bewaarstrategie en een e-depot.
Om in te kunnen spelen op de nieuwe ontwikkelingen en te blijven voldoen aan alle wet- en regelgeving over onder andere informatiebeveiliging zullen de komende jaren wel investeringen nodig zijn. Dit geldt voor zowel onze eigen informatievoorziening, als de dienstverlening door ONS. De financiële uitwerking hiervan voor de komende jaren volgt bij de Voorjaarsrapportage 2023.