Deze paragraaf beschrijft de sturing en beheersing van de ondersteunende processen binnen de organisatie. De volgende processen komen aan bod:
Investeringsbeleid
De geplande investeringen worden per programma toegelicht. Jaarlijks wordt beoordeeld of afschrijvingstermijnen conform de financiële verordening verwerkt zijn.
Interne controle en rechtmatigheid
In 2025 gaan we verder op de wijze zoals we de afgelopen jaren werkten, namelijk volgens het 3 lijnen principe. De eerste lijn als verantwoordelijke voor controles in het primaire proces, de tweede lijn verantwoordelijk voor de controles rond rechtmatigheid en de derde lijn als verantwoordelijke voor de verbijzonderde interne controle (de review op de controles van de tweede lijn). We blijven ook tussen de controles door de belangrijke financiële processen goed monitoren en geven opvolging aan de bevindingen en aanbevelingen die voortkomen uit de verschillende controles. Daarbij vinden we het belangrijk om balans te houden tussen wat noodzakelijk is en wat mogelijk is binnen de reguliere uitvoering. Uw raad stelt de kaders middels goedkeuring van het controleplan en het normen- en toetsingskader. De jaarlijkse rechtmatigheidsverantwoording wordt als een aparte bijlage meegenomen in de jaarrekening en in deze paragraaf lichten we de bevindingen toe omtrent de interne controle en rechtmatigheid.
Rechtmatigheidsverantwoording college
De rechtmatigheidsverantwoording die het college aflegt bevat expliciete verantwoording over de naleving van regels die belangrijk zijn voor de financiële situatie van de gemeente. Dit wordt de rechtmatigheidsverantwoording genoemd. Het college is al verantwoordelijk voor de naleving van deze regels, maar vanaf 2023 moet ze hier zelf ook verslag van doen.
Dit betekent dat een uitspraak wordt gedaan of de drie hiervoor geldende rechtmatigheidscriteria zijn nageleefd:
• Voorwaardencriterium: de naleving van wet- en regelgeving zoals opgenomen in het normenkader dat op 28 november 2023 door de raad is vastgesteld;
• Begrotingscriterium: het handelen binnen de budgettaire kaders die de raad stelt in de begroting en begrotingswijzigingen;
• Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium: het in voldoende voeren van een beleid om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsmiddelen te voorkomen.
Voor de uitvoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft de gemeenteraad een zogenaamde verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens vastgesteld. De verantwoordingsgrens is de grens die bepaald waarbinnen het niet naleven van de hierboven genoemde criteria acceptabel is. Deze grens dient tussen de 0% en de 3% te zijn. We willen daarbij graag aansluiten bij het percentage waarmee de accountant de controle van de jaarrekening verricht.
Voor 2025 betekent dit dat het college hiervoor een voorstel zal voorbereiden waarop de gemeenteraad kan besluiten. Gezien de gesprekken die hier landelijk nog over gevoerd worden kan het betekenen dat de grens opgehoogd wordt naar 2% van de totale lasten inclusief dotatie aan de reserves.
Doelmatigheid
In 2023 is het 'Onderzoeksplan doelmatigheid en doeltreffendheid Westerveld 2023' vastgesteld. In het plan is een prioritering van mogelijke onderzoeksonderwerpen opgenomen. Uit deze inventarisatie volgt een eerste onderzoeksonderwerp namelijk 'leges'. Het onderzoek is op het moment van schrijven in volle gang en wordt in het najaar van 2024 opgeleverd.
Fraude
We werken conform het fraudebeleidsplan, hierin is opgenomen dat fraude als onderwerp jaarlijks aandacht verdient. Vanuit de gemeentebrede risico-inventarisatie zullen opnieuw de bekende risico’s beoordeeld worden en zal gekeken worden naar nieuwe risico’s, maar zullen we per risico ook beoordelen welke maatregelen we hiervoor moeten en kunnen treffen. Het resultaat van deze inventarisatie is dat medewerkers actief betrokken worden bij het herkennen en tegengaan van risico’s, maar ook dat we goed zicht houden op de risico’s. Dit alles met als doel om het risico op fraude te minimaliseren. Dit is van groot belang omdat een onderdeel van fraude 'misbruik en oneigenlijk gebruik' van groot belang is voor de rechtmatigheidsverantwoording.
Interbestuurlijk toezicht
Interbestuurlijk toezicht is het toezicht van de ene overheid op de andere. De provincie heeft een toezichthoudende rol op de gemeenten op een aantal terreinen. Deze terreinen zijn:
• Ruimtelijke ordening
• Wabo
• Huisvesting statushouders
• Archiefzorg
• Financieel toezicht
• Monumentenwet
Het toezicht op financiën wordt afzonderlijk georganiseerd. De andere vijf onderwerpen vallen onder de Wet Interbestuurlijk Toezicht. Hiervoor zijn toezichtcriteria ontwikkeld op basis waarvan een beoordeling plaats kan vinden. Deze beoordeling heeft een plek in de P&C-cyclus en daarmee in de jaarrekening, waardoor de gemeenteraad haar taak adequaat kan uitoefenen.
De provincie houdt toezicht op de vijf onderwerpen en doet aanbevelingen. Het streven is om op alle onderwerpen voldoende tot goed te scoren. Het definitieve eindoordeel wordt gepresenteerd bij de jaarrekening.
Organisatieontwikkeling en samenwerking
In de loop van 2024 zijn de nieuwe teamleiders gestart, met de laatste aanstelling op 1 april. De focus van het afgelopen jaar lag voor hen sterk op het leren kennen van de medewerkers en het team. Naast kennismakingsgesprekken zijn er met alle medewerkers een jaargesprek gevoerd, ondersteund door een praatplaat die ruimte biedt voor diverse thema's. Deze gesprekken boden een waardevolle gelegenheid om dieper in te gaan op persoonlijke ambities, ontwikkelbehoeften en wederzijdse verwachtingen.
Het komende jaar zal gericht zijn op sturing, resultaten en teamontwikkeling. De uitkomsten van het medewerkersonderzoek worden verder uitgewerkt en geïntegreerd in de strategische HR-thema’s. Hierbij richten we ons op thema's die bijdragen aan het binden en boeien van onze medewerkers aan de organisatie. We blijven investeren in de ontwikkeling van onze mensen en zetten in op een cultuur waarin iedere medewerker zich gewaardeerd voelt en de ruimte krijgt om te groeien.
Onze organisatie blijft zich inzetten om een aantrekkelijke werkomgeving te zijn, waarbij de kracht ligt in korte lijnen, betrokkenheid en ruimte voor persoonlijke ontwikkeling. Door te blijven luisteren naar onze medewerkers en hierop in te spelen, versterken we onze positie als een plek waar talent zich thuis voelt en optimaal kan bijdragen aan onze gezamenlijke doelen.
Personeelsformatie en personeelsbudgetten
Met het volgende overzicht geven wij globaal inzicht in de begrote formatie in vergelijking met 2024.
| Formatie in FTE | 2024 | 2025 | Verschil |
| Bestuur (B&W) | 4,00 | 4,00 | 0 |
| Bestuursondersteuning (griffie) | 2,56 | 3,56 | 1,00 |
| Totaal formatie bestuur | 6,56 | 7,56 | 1,00 |
| Subtotaal directe taken programma's | 104,14 | 109,90 |
5,75 |
| Subtotaal ondersteunende taken (overhead) | 79,29 | 80,40 | 1,11 |
| Totaal formatie ambtelijke organisatie | 183,44 | 190,30 | 6,86 |
| FTE overhead / FTE Totaal |
43,2% |
42,2% |
De vastgestelde formatie voor 2025 is 190,3 FTE (excl. Bestuur en Griffie). De arbeidsmarkt blijft krap. Het blijft uitdagend om de juiste persoon op de juiste plek te vinden en houden. De verschuiving van de afgelopen jaren van vaste krachten naar inhuur in de vorm van ZZP of detachering blijft doorzetten. We zijn daarom bewuster bezig met het binden en boeien van ons zittende personeel. Stappen die hierin gezet zijn: de inzet van de teamleiders voor meer 1 op 1 aandacht en sturing, het uitzetten van een medewerkers onderzoek, blijven inzetten op de ontwikkeling van medewerkers (opleidingen) en onderzoeken waardoor medewerkers gebonden en geboeid blijven
De bijbehorende budgetten zijn als volgt:
| Budget formatie | 2024 | 2025 | Verschil |
| Bestuur B&W | 405.990 | 405.990 | 0 |
| Bestuursondersteuning (Griffie) | 240.980 | 310.980 | 70.000 |
| Totaal Bestuur | 646.970 | 716.970 | 70.000 |
| Burgerlijke stand (trouwambtenaren) | 10.000 | 10.000 | 0 |
| Personeelslasten binnendienst | 13.194.581 | 14.185.299 | 990.718 |
| Personeelslasten buitendienst | 1.001.130 | 1.001.130 | 0 |
| Totaal ambtelijke organisatie | 14.205.711 | 15.196.429 | 990.718 |
| Totaal personeelsbudget | 14.852.681 | 15.913.399 | 1.060.718 |
Personeelsbeleid
Het belangrijkste kapitaal van onze organisatie is onze medewerkers. We willen een organisatie zijn waarin we de medewerkers de ruimte bieden in hun kracht te komen en staan. Dit doen we door het aanbieden van opleidingen en ruimte bieden voor doorstroom naar een andere interne functie. Daarnaast stimuleren we dat betrokkenheid en inzet van de kennis en kunde van iedere medewerker bij de verschillende projecten. Samenwerken en in contact staan met elkaar is een belangrijk gemeengoed binnen onze organisatie. Dit blijven we stimuleren door verschillende personeelsbijeenkomsten te organiseren. Ook in 2025 is er weer ruimte om teambuildingsactiviteiten te organiseren zoals een teamuitje of een personeelsfeest. Uit het medewerkersonderzoek en het project binden en boeien zullen op basis van de resultaten acties worden uitgezet met als doel onze werknemers te blijven binden en boeien.
Als goede werkgever zetten we vooral in op het preventief voorkomen van verzuim. We streven ernaar om op voorhand te anticiperen op individuele situaties van medewerkers die (tijdelijk) extra zorg en aandacht nodig hebben. De nieuwe groep teamleiders speelt hier een belangrijke rol in en krijgen de juiste handvatten mee om deze rol richting onze medewerkers goed op te kunnen pakken.
We streven als gemeente naar een verzuimcijfer dat niet groter is dan het landelijk gemiddelde verzuimcijfer van de sector Gemeenten. In 2023 bedroeg dit landelijk cijfer 6,1% en in Westerveld 7,49% (excl. zwangerschappen). Het hogere verzuim komt met name door langdurig verzuim dat wordt veroorzaakt door ernstige ziekte of mentale klachten.
In alle gevallen is er goed contact met de bedrijfsarts en leidinggevende om het herstel van de medewerker te bevorderen waar dit kan om zo snel mogelijk weer in het werkritme te komen. Met de komst van de teamleiders begin 2024 is er nog meer aandacht voor de zieke medewerkers en zien we een dalende beweging in het verzuimpercentage.
Waar het gaat om vervanging van ziekte, zwangerschaps- en ouderschapsverlof is jaarlijks een budget beschikbaar van € 208.450. Indien dit budget niet toereikend is, heeft u in 2014 (2e bestuursrapportage) toestemming gegeven om de uitgaven te doen tot een budget dat gelijk is aan het landelijk gemiddelde verzuimcijfer.
Voor het verder borgen en verbeteren van de vakkennis rond inkoop wordt ook in 2025 het inkoop-vakberaad verder vormgegeven. Thema’s die in het vakberaad aan de orde komen en worden uitgediept zijn onder andere de inzet van Social Return On Investment (SROI). In 2024 is in samenwerking met het Expertisecentrum SROI hierover al een aftrap gehouden.
In 2025 wordt er een extra impuls gegeven aan het goed op orde krijgen (en houden) van inkoop, contract management en contract beheer. In 2025 worden de contracten verder in kaart gebracht, vastgelegd en in beheer genomen. Verder wordt er toegewerkt naar een toekomstbestendige interne (inkoop en contract) organisatie. Hierbij wordt zo veel mogelijk gebruik wordt gemaakt van de kennis, kunde en middelen van SSC-ONS.
Met de uitvoering van het projectenportfolio van informatievoorziening blijven we werken aan noodzakelijke vervanging en modernisering van applicaties en het voldoen aan (nieuwe) wetgeving en wensen en behoeften uit de organisatie.
Het komende jaar starten we onder andere met een aanbesteding van het gemeente brede zaaksysteem in verband met een aflopend contract en willen we werken aan een harmonisatie van de gebruikte applicaties binnen het sociaal domein.
We gaan de processen en systemen in richten om aan de actieve publicatieplicht van de Wet open overheid te voldoen. De ontwikkelingen rondom kunstmatige intelligentie (AI) gaan razendsnel en bieden nieuwe mogelijkheden om efficiënter te werken, maar er schuilen ook risico’s in. Met ONS en partnergemeenten verkennen we welke gebruiksmogelijkheden er zijn en welke kaders en afspraken daar bij horen.
Op het gebied van informatiebeveiliging en privacy gaan we bezig met de implementatie van de NIS2 en de aanbevelingen uit de uitgevoerde audit voor de Wet politie gegevens.
De Woo regelt het recht op informatie over alles wat de overheid doet. Toegang tot publieke informatie is sinds de inwerkingtreding van de Woo een expliciet recht van de inwoner geworden. En daarmee dus ook een plicht voor de gemeente. Actieve openbaarmaking is een nieuw verplicht onderdeel in de Woo. Om duidelijkheid en transparantie te vergroten, moeten overheden zelf meer informatie openbaren. Het motto is: Openbaar, tenzij. De informatie die wij actief moeten openbaren is opgedeeld in 11 informatiecategorieën. In 2025 bereiden we de organisatie verder voor op actieve openbaarmaking van die categorieën die dan verplicht zijn om openbaar te maken. Hierbij volgen we de gefaseerde verplichtingsdata van de Rijksoverheid. Van de gemeente wordt daarbij een digitale omgeving verlangd, waar documenten vindbaar en toegankelijk zijn voor inwoners, bedrijven en journalisten. In het voorjaar van 2025 start een pilot met een publicatieplatform. Wanneer de pilot positieve uitkomsten heeft, kunnen we in 2025 verder met het actief publiceren van de dan verplichte informatiecategorieën.