Deze paragraaf beschrijft de sturing en beheersing van de ondersteunende processen binnen de organisatie. De volgende processen komen aan bod:
Investeringsbeleid
De geplande investeringen zijn per programma toegelicht.
Interne controle en rechtmatigheid
Met de komst van een eigen medewerker voor de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) is het mogelijk geworden om de toets op rechtmatigheid in te richten waarbij het afgelopen jaar veel tijd en energie is gestoken in het vormgeven en implementeren van de 3 lijnen van controle. De eerste lijn als verantwoordelijke voor de controles in het primaire proces, de tweede lijn als verantwoordelijke voor de controles rond rechtmatigheid en de derde lijn als verantwoordelijke voor de verbijzonderde interne controle.
Rechtmatigheidsverantwoording college
Vanaf verslagjaar 2023 is de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording een feit gezien de inwerkingtreding van de wet 'versterking decentrale rekenkamers'. De eerste rechtmatigheidsverantwoording zal in 2024 vastgesteld worden. In de afgelopen jaren heeft de externe accountant een controleverklaring verstrekt met een oordeel inzake getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekening van de gemeente. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wijzigt dit en legt het college een rechtmatigheidsverantwoording af in de jaarrekening. Daarmee valt de rechtmatigheidsverantwoording vanaf boekjaar 2023 onder het getrouwheidsoordeel van de accountant. De accountant kijkt dus nog wel of de rechtmatigheidsverantwoording 'juist' is.
Doelmatigheid
Het periodiek uitvoeren van een doelmatigheidsonderzoek is een wettelijke verplichting. In 2023 is de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur vastgesteld. Op basis van deze verordening zal er ook in 2024 een onderzoek plaatsvinden in opdracht van het college. Het onderwerp zal in de loop van 2023 bepaald worden.
Interbestuurlijk toezicht
Interbestuurlijk toezicht is het toezicht van de ene overheid op de andere. De provincie heeft een toezichthoudende rol op de gemeenten op een aantal terreinen. Deze terreinen zijn:
• Ruimtelijke ordening
• Wabo
• Huisvesting statushouders
• Archiefzorg
• Financieel toezicht
• Monumentenwet
Het toezicht op financiën wordt afzonderlijk georganiseerd. De andere vijf onderwerpen vallen onder de Wet Interbestuurlijk Toezicht. Hiervoor zijn toezichtcriteria ontwikkeld op basis waarvan zelfbeoordeling plaats kan vinden. Deze zelfbeoordeling heeft een plek in de P&C-cyclus en daarmee in de jaarrekening, waardoor de gemeenteraad haar taak adequaat kan uitoefenen.
| Domein | Status |
| Ruimtelijke ordening | |
| Huisvesting statushouders | |
| Archiefzorg | |
| Financieel toezicht | |
| Monumentenwet |
Westerveld scoorde op één punt ‘oranje’. Bij archiefzorg wordt nog niet voldaan aan alle vereiste kritische prestatie-indicatoren. We zijn hierover in gesprek met de provincie en zijn gestart om de achterstand bij archiefzorg weg te werken. Het gaat dan met name om de indicatoren met betrekking tot digitalisering archief. De aanbevelingen die de provincie heeft gedaan, zullen opgevolgd worden. Doordat de provincie meer kijkt naar de mogelijkheden zal dit naar verwachting leiden tot een ‘groene’ status.
Organisatieontwikkeling en samenwerking
Westerveld is een platte organisatie met korte lijnen waar we werken volgens het samensturingsmodel. We zijn een relatief kleine organisatie met sinds 1 juli 2022 vijf teams: Staf, Openbare Ruimte, Dienstverlening, Sociaal domein en Ruimte & Ontwikkeling. Deze teams worden aangestuurd door vijf teamleiders (inclusief de gemeentesecretaris voor team Staf) en bestaan in totaal uit ongeveer 200 personen. Naast het vaste personeel hebben we momenteel ongeveer 40 inhuurkrachten werkzaam op zowel vaste formatieplekken als vervanging voor verzuim.
Het zijn van een kleine organisatie brengt veel voordelen met zich mee. Zo liggen verantwoordelijkheden laag in de organisatie en hebben we uitdagende functies, waarbij brede kennis van de materie nodig is. Dit brengt aan de andere kant ook een risico met zich mee. Doordat we veel éénpitters in de organisatie hebben, maakt dit ons kwetsbaar. Zeker in de huidige arbeidsmarkt, waarin goed gekwalificeerd personeel steeds moeilijker te vinden is. Hierdoor is het des te belangrijker dat we constant in ontwikkeling blijven om een organisatie te zijn waar mensen graag werken en we, waar nodig, de samenwerking extern opzoeken.
Naar aanleiding van de wijziging in teams per 1 juli 2022 heeft een evaluatie plaatsgevonden en zijn de behoeften vanuit onze medewerkers opgehaald. Hieruit is naar voren gekomen dat het overgrote deel van de medewerkers meer behoefte heeft aan strategische sturing en aandacht vanuit hun leidinggevende. De uitkomst van de evaluatie is veelvuldig besproken binnen het MT en er is advies vanuit externe partijen ingewonnen om te komen tot een organisatie die voorziet in de behoeften van de medewerkers. Per 1 januari 2024 zal de top van de organisatie versterkt worden met maximaal 7 teamleiders. Deze wijziging zorgt ervoor dat de huidige drie zittende teamleiders (per 1 januari 2024 genaamd managers) zich kunnen focussen op strategische sturing van de organisatie en de 6 teamleiders zich kunnen richten op de medewerkers. Doordat er meer ruimte ontstaat voor één op één aandacht aan onze medewerkers zal ons goud (de medewerkers) nog meer kunnen gaan blinken.
Het management development traject dat eind 2022 van start is gegaan zal opvolging krijgen. Dit traject biedt ondersteuning aan zowel de managers als de teamleiders om de organisatie en zichzelf verder te ontwikkelen in de nieuwe rollen en rolverdeling.
We zijn een ambitieuze organisatie en dat willen we graag zo houden. Onze medewerkers zijn en blijven ons belangrijkste kapitaal. De focus voor 2024 zal liggen op het vasthouden van het zittende personeel en het waar nodig aantrekken van nieuw talent. De nieuwe inrichting van de top van de organisatie gaat hierbij helpen, doordat er meer aandacht zal zijn voor de medewerkers. Daarnaast zetten we in op persoonlijke ontwikkeling, is er constant aandacht voor verbetering van de (secundaire) arbeidsvoorwaarden en wordt er meer aandacht besteed aan de ontwikkeling van de medewerkersreis (van binnenkomst - een passend onboarding programma - tot afscheid en alle momenten daar tussenin).
Personeelsformatie en personeelsbudgetten
Met het volgende overzicht geven wij globaal inzicht in de begrote formatie in vergelijking met 2023.
| Formatie in FTE | 2023 | 2024 | Verschil |
| Bestuur (B&W) | 4,00 | 4,00 | 0 |
| Bestuursondersteuning (griffie) | 2,44 | 2,56 | 0,12 |
| Totaal formatie bestuur | 6,44 | 6,56 | 0,12 |
| Subtotaal directe taken programma's | 103,15 | 104,14 |
0,94 |
| Subtotaal ondersteunende taken (overhead) | 68,79 | 79,29 | 10,50 |
| Totaal formatie ambtelijke organisatie | 171,94 | 183,44 | 11,50 |
| FTE overhead / FTE Totaal |
40,0% |
43,2% |
De formatie 2024 is vastgesteld op 181,20 FTE. Dit is een groei van 9,25 FTE ten opzichte van 2023. Deze groei volgt uit de vaststelling van de Begroting 2023 en door wijzigingsvoorstellen (amendementen) is de uitbreiding 9,25 FTE. Daarnaast is toegekend: transitie PPLG 1 FTE en beleidsmedewerker afval en grondstoffen 0,78 FTE.
Het totale begrote aantal FTE komt daarmee uit op 183,44. Het verschil met de begrote formatie betreft kleine verschillen in de individuele contracten van medewerkers.
Naast een tekort aan geschikt personeel zien we ook al enige tijd een verschuiving van in dienst naar inhuur in de vorm van ZZP of detachering mét de daaraan gekoppelde hogere tarieven. Willen we functies gevuld krijgen en houden, dan moeten we vaak kiezen voor inhuur, omdat de keus voor vast personeel er niet is.
De bijbehorende budgetten zijn als volgt:
| Budget formatie | 2023 | 2024 | Verschil |
| Bestuur B&W | 455.910 | 405.990 | -49.920 |
| Bestuursondersteuning (Griffie) | 203.768 | 240.980 | 37.212 |
| Totaal Bestuur | 659.678 | 646.970 | -12.708 |
| Burgerlijke stand (trouwambtenaren) | 10.000 | 10.000 | 0 |
| Personeelslasten binnendienst | 11.172.368 | 13.194.581 | 2.022.213 |
| Personeelslasten buitendienst | 1.019.533 | 1.001.130 | -18.403 |
| Totaal ambtelijke organisatie | 12.201.901 | 14.205.711 | 2.003.810 |
| Totaal personeelsbudget | 12.861.579 | 14.852.681 | 1.991.102 |
Personeelsbeleid
Het belangrijkste kapitaal van onze organisatie zijn onze medewerkers. We willen een organisatie zijn waarin we medewerkers de ruimte bieden in hun kracht te komen en te staan. Dit doen we door het aanbieden van opleidingen en het creëren van doorstroommogelijkheden naar een andere interne functie. Daarnaast stimuleren we betrokkenheid en inzet van de kennis en kunde van iedere medewerker bij de verschillende projecten. Samenwerken en in contact staan met elkaar is een belangrijk gemeengoed binnen onze organisatie. Dit blijven we stimuleren door verschillende personeelsbijeenkomsten te organiseren, maar ook in 2024 is er weer ruimte om teambuildingsactiviteiten te organiseren zoals een teamuitje of een personeelsfeest.
Als goed werkgever zetten we vooral in op het preventief voorkomen van verzuim. We streven ernaar om op voorhand te anticiperen op individuele situaties van medewerkers die (tijdelijk) extra zorg en aandacht nodig hebben.
We streven als gemeente naar een verzuimcijfer dat niet groter is dan het landelijk gemiddelde verzuimcijfer van de sector Gemeenten. In 2022 bedroeg dit landelijk cijfer 6,7% en in Westerveld eveneens 6,7% (excl. zwangerschappen).
Waar het gaat om vervanging van ziekte, zwangerschaps- en ouderschapsverlof is jaarlijks een budget beschikbaar van € 208.450. Indien dit budget niet toereikend is, heeft u in 2014 (Najaarsrapportage) toestemming gegeven om de uitgaven te doen tot een budget dat gelijk is aan het landelijk gemiddelde verzuimcijfer.
De inkoopwerkzaamheden zijn ondergebracht bij het Shared Service Center ONS (ONS). In 2022 is gestart met een verdere harmonisering van de inkoopfunctie binnen Westerveld met de standaarden van ONS, waarbij het onder andere gaat om de inkoopvoorwaarden en het inkoopbeleid. Daarnaast is ONS in 2023 gestart met het beoordelen, optimaliseren en het in beheer nemen van de IT-contracten binnen Westerveld. In 2024 zal de harmonisatie verder vorm worden gegeven, waarbij de focus ligt op het juist, volledig en tijdig inplannen van alle aanbestedingen die door ONS worden begeleid. Gezamenlijk gaat dit leiden tot een efficiëntere en betere beheersing van de inkopen die Westerveld doet.
We bouwen verder aan een toekomstbestendige informatievoorziening, waarbij we gebruik maken van de mogelijkheden die nieuwe technologieën ons bieden. Dit doen we onder andere door uitvoering te geven aan een dynamisch meerjarig realisatieprogramma Westerveld 2024. We gaan onder andere aan de slag met de doorontwikkeling van de digitale dienstverlening, de ketensamenwerking, het datagedreven werken en de optimalisatie van onze werkprocessen.
De komende jaren brengen we steeds meer applicaties naar de cloud. Om onze informatie duurzaam digitaal te bewaren, werken we aan een digitale bewaarstrategie en een e-Depot.