Paragraaf E Bedrijfsvoering

De paragraaf bedrijfsvoering beschrijft de sturing en beheersing van de ondersteunende processen binnen de organisatie. Een aantal van deze ondersteunde processen zijn:

• Financiën, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie
• Personeel & organisatie (HRM
• Inkoop, aanbesteding en contractmanagement
• Informatievoorziening en automatisering (ICT)

Investeringsbeleid
De geplande investeringen zijn per programma toegelicht. 

Interne controle en rechtmatigheid
Het afgelopen jaar was een belangrijk jaar voor de rechtmatigheid. Het jaar 2024 is het tweede jaar waarop het college van burgemeester & wethouders zelf een verklaring aflegt over de rechtmatigheid. Om deze verklaring betrouwbaar af te kunnen leggen zijn we in Westerveld gaan werken volgens het 3 lijnen principe. De eerste lijn als verantwoordelijke voor controles in het primaire proces, de tweede lijn verantwoordelijk voor de controles rond rechtmatigheid en de derde lijn als verantwoordelijke voor de verbijzonderde interne controle (de review op de controles van de tweede lijn). De rechtmatigheidsverantwoording wordt als een aparte bijlage meegenomen in deze rapportage. In deze paragraaf lichten we de bevindingen toe omtrent de interne controle en rechtmatigheid.

Rechtmatigheidsverantwoording college
Vanaf 2023 moet het college van de gemeente Westerveld expliciet verantwoording afleggen over de naleving van regels die belangrijk zijn voor de financiële situatie van de gemeente. Dit wordt de rechtmatigheidsverantwoording genoemd. Het college is al verantwoordelijk voor de naleving van deze regels, maar vanaf 2023 moet ze hier zelf ook verslag van doen.

Dit betekent dat een uitspraak wordt gedaan of de drie hiervoor geldende rechtmatigheidscriteria zijn nageleefd:
•    Voorwaardencriterium: de naleving van wet- en regelgeving zoals opgenomen in het normenkader dat op 22 januari 2025 door de raad is vastgesteld;
•    Begrotingscriterium: het handelen binnen de budgettaire kaders die de raad stelt in de begroting en begrotingswijzigingen;
•    Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium: het in voldoende voeren van een beleid om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsmiddelen te voorkomen. 

Voor de uitvoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft de gemeenteraad een zogenaamde verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens vastgesteld. De verantwoordingsgrens is de grens die bepaald waarbinnen het niet naleven van de hierboven genoemde criteria akkoord is. Deze grens dient tussen de 0% en de 3% te zijn. In de raadsvergadering van 19 december 2023 heeft de gemeenteraad deze vastgesteld op 1% van de totale lasten inclusief dotatie aan de reserves. Voor de jaarrekening 2024 betreft dit (afgerond) € 764.170. De rapporteringsgrens is de grens van fouten waarboven de raad geïnformeerd wil worden. 
De rapporteringsgrens is eveneens vastgesteld op 1% van de totale lasten inclusief dotatie aan de reserves. Hieronder hebben wij per criterium de bevindingen gerapporteerd in lijn met de door de raad vastgestelde grenzen.

Begrotingscriterium
Er is bij 6 programma’s een onrechtmatigheid geconstateerd als gevolg van de overschrijding van de begrote lasten. Dit betreffen de volgende programma’s: 0. Bestuur, 1. Veiligheid, 2. Verkeer en vervoer, 5. Sport, cultuur en recreatie, 6. Sociaal domein en de overige programmaonderdelen. Voor de nadere toelichting van de overschrijdingen verwijzen wij naar de programmaverantwoording. In de financiële verordening heeft de raad aangegeven welke begrotingsonrechtmatigheden acceptabel zijn. Voor alle begrotingsonrechtmatigheden bij de programma’s is sprake van een acceptabele overschrijding. De overschrijding van investeringskredieten hebben betrekking op een drietal kredieten. In alle gevallen is sprake van een acceptabele overschrijding.

Voorwaardencriterium
Ten aanzien van het voorwaardencriterium zijn onrechtmatigheden geconstateerd ten aanzien van de naleving van de Europese aanbestedingsregels. In totaal gaat het om een onrechtmatigheid van € 4.516.182. De onrechtmatigheden zien toe op:
•    Inhuur van beveiliging rondom de verschillende opvanglocaties in de gemeente Westerveld.
•    Het onderhoud aan elementverhardingen. 
Voor beide situaties is in 2025 opnieuw een inkoopprocedure gestart om de onrechtmatigheid op te lossen. Hierdoor zal in 2025 nog een kleine onrechtmatigheid resteren, waarna beide dossiers opgelost zijn.

Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium
Op het gebied van misbruiken oneigenlijk gebruik zijn vanuit onze uitgevoerde werkzaamheden geen bijzonderheden geconstateerd.

Totaal conclusie
Ten aanzien van de rechtmatigheid concluderen wij dat de totale onrechtmatigheid € 8.812.522 betreft, dit is hoger dan de daarvoor gestelde grens van € 764.170. Van de onrechtmatigheid wordt € 4.296.340 als acceptabel bestempeld.
 
Doelmatigheid
In 2024 is conform het 'Onderzoeksplan doelmatigheid en doeltreffendheid Westerveld 2023' een doelmatigheidsonderzoek afgerond omtrent de ‘kostendekkenheid leges vergunningen’. De conclusie van het onderzoek was dat er geen kostendekkende leges in rekening gebracht worden voor de leges omgevingswet en de leges APV. Voor beide processen geldt dat nieuwe wet- en regelgeving nog geïmplementeerd moet worden. Een aanbeveling was om voldoende inzicht te creëren door het vastleggen van benodigde gegevens zoals uren en legessoorten. Op basis van dit inzicht kan dan een plan van aanpak opgesteld worden om de leges stapsgewijs te verhogen. Daarnaast was een aanbeveling om ook externe advisering op basis van een percentage door te belasten aan de gebruiker en niet meer volgens de huidige systematiek, een vast tarief per advies. 

Fraude
In 2024 is een gemeentebrede fraude risico-inventarisatie gedaan waarbij alle teams actief meegedacht hebben bij het in kaart brengen van risico's binnen hun beleidsveld en ook door mee te denken aan mogelijke beheersmiddelen. Het onderwerp fraude zal daarbij een jaarlijks terugkerend thema worden wat met de medewerkers besproken zal worden. De belangrijkste conclusie van de risico-inventarisatie is dat de meeste risico's ontstaan door menselijk handelen. Het jaarlijks bespreekbaar maken van het herkennen van fraude, het voorkomen van fraude en het handelen als er wel sprake is van een fraude-risico zorgt dat het risico op fraude geminimaliseerd wordt.
Een onderdeel van fraude is 'misbruik en oneigenlijk gebruik'. Om te kunnen voldoen aan de vereisten vanuit de rechtmatigheid is hier specifiek aandacht aan geschonken. Met name via interim- en jaarrekeningcontrole zijn door middel van lijncontroles en steekproeven de processen beoordeeld op risico's en fouten. Er is gekeken per proces hoe er beheersmaatregelen zijn doorgevoerd en daarmee de kans op fouten geminimaliseerd wordt. Bij de controles zijn geen signalen ontvangen die wijzen op fraude.

Interbestuurlijk toezicht
Interbestuurlijk toezicht is het toezicht van de ene overheid op de andere. De provincie heeft een toezichthoudende rol op de gemeenten op een aantal terreinen. Deze terreinen zijn: 
•    Ruimtelijke ordening 
•    Omgevingsrecht
•    Huisvesting statushouders
•    Archiefzorg
•    Financieel toezicht
•    Ruimtelijk erfgoed

Het toezicht op financiën wordt afzonderlijk georganiseerd. De andere vijf onderwerpen vallen onder de Wet Interbestuurlijk Toezicht. Hiervoor zijn toezichtcriteria ontwikkeld op basis waarvan zelfbeoordeling plaats kan vinden. Deze zelfbeoordeling heeft een plek in de P&C-cyclus en daarmee in de jaarrekening, waardoor de gemeenteraad haar taak adequaat kan uitoefenen. De zelfbeoordeling heeft samengevat het volgende resultaat opgeleverd. Een groene kleur betekent dat aan alle eisen is voldaan, oranje betekent dat aandacht nodig is omdat aan een aantal eisen niet is voldaan, rood betekent dat onvoldoende is voldaan aan de eisen

Westerveld scoorde niet op alle punten ‘groen'. Bij huisvesting statushouders en bij archiefzorg, is geconcludeerd dat niet alle vooraf gestelde doelen behaald zijn. Hierbij is het oordeel voldoende, maar heeft nog niet of onvoldoende voldaan aan de eisen in de wet- en regelgeving op het betreffende toezichtdomein. Hier wordt wel aan gewerkt door de gemeente en er is daarbij een gemiddelde intensiteit van toezicht. Voor huisvesting statushouders is de taakstelling 2023 niet gerealiseerd. Westerveld is daarbij overigens niet de enige gemeente, de meeste gemeenten in Drenthe hebben niet kunnen voldoen aan de taakstelling 2023. Voor archiefzorg zijn omtrent digitalisering van het archief niet alle taakstellingen afgerond. Er is redelijk zicht op de uitdagingen, maar het is nu belangrijk om een goede prioritering aan te geven en de aanpak daarop te baseren zodat er sneller resultaten geboekt worden. We zullen de aanbevelingen van de provincie daarbij meenemen, wel is geconcludeerd dat de gemeente voor nu een voldoende scoort en dat oordeel ligt in lijn met ons eigen oordeel van de jaarstukken.

Organisatieontwikkeling en samenwerking

Begin 2024 is de nieuwe organisatie neergezet: 3 afdelingen, namelijk Fysiek Domein, Sociaal Domein en Bedrijfsvoering. Aan het hoofd van deze afdeling staat de manager, die zich richt op de strategische vraagstukken. De afdelingen zijn onderverdeeld in totaal 7 teams en worden aangestuurd door de 7 teamleiders die eind 2023 zijn geworven en begin 2024 zijn gestart. De teamleiders hebben de rol van leidinggevende, blijven aangehaakt bij de medewerkers en fungeren als sparringpartner op de inhoud. 

Om deze wijziging succesvol te integreren in de organisatie is er in 2024 veel aandacht besteed aan het verder ontwikkelen van deze nieuwe organisatie en het verder uitkristalliseren van de rolverdelingen van de manager en teamleider. Als 0-meting is halverwege 2024 een medewerker onderzoek (MO) gehouden. Dit geeft inzicht in de ontwikkelmogelijkheden van de organisatie om de medewerkers, het waardevolste kapitaal van de organisatie, gemotiveerd en verbonden te houden. Het MO heeft geresulteerd in acties die op korte termijn opgepakt kunnen worden. Het MO zal met regelmaat terugkeren zodat er inzicht ontstaat over de effecten van de ingezette veranderingen.

Westerveld blijft met ongeveer 200 vaste medewerkers en +/- 50 inhuurkrachten een relatief kleine organisatie. De korte lijnen blijven intact, ondanks de organisatieontwikkeling in 2024. Daarnaast streven we ernaar de verantwoordelijkheden laag in de organisatie te houden, om zo de medewerkers uitgedaagd te houden in hun functies waarbij brede kennis van de materie nodig is. Bij het zijn van een kleine organisatie blijft het risico bestaan dat we veel eenpitters hebben in de organisatie, waardoor we op deze plekken kwetsbaar zijn. Zeker in de huidige arbeidsmarkt, waarin goed gekwalificeerd personeel steeds moeilijker te vinden is. Hierdoor is het des te belangrijker dat we constant in ontwikkeling blijven om een organisatie blijven waar mensen graag werken en we, waar nodig, de samenwerking extern opzoeken. 

Personeelsformatie en personeelsbudgetten
Met het volgende overzicht geven wij globaal inzicht in de begrote formatie in vergelijking met 2024.

De formatie 2024 van 190,30 FTE is gebaseerd op de door het college vastgestelde formatie van 165,82 FTE voor 2022 (excl. Bestuur en Griffie). Bij de vaststelling van de begroting 2022 is 2,49 FTE toegekend voor het invullen van knelpunten, waarvan 1,0 FTE voor ruimtelijke ordening tot 2025. De gemeenteraad heeft in een amendement besloten voor ruimtelijke ordening nog eens 2,0 FTE uit te breiden voor2022 voor een versnelling in het bouwtempo. Deze uitbreiding wordt ook begroot voor 2023. Bij de vaststelling van de voorjaarsrapportage 2022 is 0,5 FTE toegekend voor de uitkeringenadministratie en 1,0 FTE voor de buitendienst openbare werken op basis van een visiedocument. De totale FTE komt daarmee uit op 171,81. Het verschil met de begrote formatie betreft kleine verschillen in de individuele contracten van medewerkers. tevens zijn de nieuwe teamleiders per januari 2024 gestart in hun nieuwe rol. Ook het wegwerken van de achterstanden als gevolg van de invoering Omgevingswet heeft ervoor gezorgd dat de bezetting is gegroeid. 

Naast een tekort aan mensen zien we ook al enige tijd een verschuiving van ‘in dienst’ naar inhuur in de vorm van ZZP of detachering mét de daaraan gekoppelde hogere tarieven. Willen we functies gevuld krijgen en houden, dan moeten we vaak kiezen voor inhuur, omdat de keus voor vast personeel er niet is. Ter dekking voor de extra kosten die met inhuur verbonden zijn, is in 2024 een aanvullend budget bijgeraamd ten gunste van de flexibele schil. 

De bijbehorende budgetten zijn als volgt:

Incl. secundaire arbeidskosten zoals Arbo, etc.

Personeelsbeleid

Het belangrijkste kapitaal van onze organisatie is onze medewerkers. We willen een organisatie zijn waarin we de medewerkers de ruimte bieden in hun kracht te komen en staan. Dit doen we door het aanbieden van opleidingen en ruimte bieden voor doorstroom naar een andere interne functie. Daarnaast stimuleren we dat betrokkenheid en inzet van de kennis en kunde van iedere medewerker bij de verschillende projecten. Samenwerken en in contact staan met elkaar is een belangrijk gemeengoed binnen onze organisatie. Dit blijven we stimuleren door verschillende personeelsbijeenkomsten te organiseren en ruimte te bieden teambuildingsactiviteiten te organiseren zoals een teamuitje of een personeelsfeest. 

Als goede werkgever zetten we vooral in op het preventief voorkomen van verzuim. We streven ernaar om op voorhand te anticiperen op individuele situaties van medewerkers die (tijdelijk) extra zorg en aandacht nodig hebben. De teamleiders spelen hierin een belangrijke rol, zij weten wat er speelt op de werkvloer en bij de medewerkers. Ze zijn nauw betrokken bij de arbodienst voor advies om waar nodig de juiste middelen in te zetten ter ondersteuning van de medewerker.

We streven als gemeente naar een verzuimcijfer dat niet groter is dan het landelijk gemiddelde verzuimcijfer van de sector Gemeenten. In 2024 bedroeg dit landelijk cijfer 4,8% en in Westerveld 5,38% (excl. zwangerschappen). Waar het gaat om vervanging van ziekte, zwangerschaps- en ouderschapsverlof is jaarlijks een budget beschikbaar van € 198.450. Indien dit budget niet toereikend is, heeft u in 2014 (2e bestuursrapportage) toestemming gegeven om de uitgaven te doen tot een budget dat gelijk is aan het landelijk gemiddelde verzuimcijfer.

Inkoopadvies is ondergebracht bij het Shared Service Center ONS (ONS). Het doel in 2024 was om de inkoopfunctie binnen de gemeente Westerveld verder te harmoniseren met de standaarden van ONS, met focus op het juist, volledig en tijdig inplannen van EU aanbestedingen die door ONS worden begeleid. Daarom is inkoop ook in 2024 weer een groot thema geweest binnen de bedrijfsvoering. Contractbeheer en -management voor ICT en WMO contracten is op orde. In het facilitaire domein worden op dit moment alle contracten in beeld gebracht, en waar nodig aangepast. In het afgelopen jaar zijn grote stappen gemaakt in de richting van verdere professionalisering van Inkoop en Contracten.

Het proces in het Zaaksysteem is nu zo ingericht dat een inkoopdossier automatisch bij contractbeheer terechtkomt. Meerjarige contracten registreert de contractbeheerder in ISP Next. Daarnaast is er in-company een 3-daagse cursus georganiseerd die zich speciaal richt op het aanbesteden van Werken voor de medewerkers die Werken inkopen. Het invullen van het Inkoop Start Formulier is daarin meegenomen. Op deze manier zorgen we ervoor dat alle medewerkers van de gemeente Westerveld dezelfde en juiste kennis hebben over het aanbestedingsproces. 

Het signaleringsproces van aflopende contracten wordt ook extra geborgd. De signalering gaat naar de contractmanager die in ISP Next is aangegeven, maar ook naar contractbeheer. Op deze manier heeft contractbeheer ook inzicht in de aflopende contracten en kan de juiste actie worden ondernomen.

In het Inkoopbeleid is een (incidentele) afwijkingsmogelijkheid opgenomen. In 2024 is hier vier keer gebruik van gemaakt. Het betreft de inkoop van diensten voor interne controlewerkzaamheden, de levering van een speciaal soort straatstenen, uitvoeren van werkzaamheden voor aanpassing van riolering en levering van een speciaal pakket om belastingtaken uit te voeren.

Het afgelopen jaar hebben we verder uitvoering gegeven aan het projectenportfolio. Zo is de organisatie overgegaan op het gebruik van Microsoft 365, zijn we aan de slag gegaan met één beheersysteem voor de openbare ruimte en is de gemeentelijke website vervangen. 
Daarnaast zijn we gestart met een aanbesteding voor de vervanging van het zaaksysteem, de implementatie van software voor de uitvoering van de Wet open overheid en zijn we begonnen met een verkenning naar de mogelijkheden voor verbetering van de informatievoorziening in het sociaal domein.

Om blijvend aan de geldende wet- en regelgeving te kunnen blijven voldoen, hebben we uitvoering gegeven aan hetgeen in voorgaande jaren hebben opgezet. Aangezien de wet- en regelgeving binnen dit vakgebied snel aan het veranderen is, hebben we in 2024 de impact hiervan op onze organisatie in kaart gebracht. Met de komst van de nieuwe teamleiders hebben we meer slagkracht wanneer het gaat over bewustwording, weerbaarheid, eigenaarschap en risicobeoordeling. Ook komen de toezichthouders met strengere toetsingskaders (Opzet bestaan en werking) en vragen meer bewijslast. Hierin is voorzien, waardoor het gebruik volgens de aansluiteisen van onze bronsystemen gewaarborgd zijn. Met de vaststelling van de Europese verordening van de Nis2, wordt de gemeente een kritische entiteit, waardoor we meer en meer te maken krijgen met zorgplicht, meldplicht en (nieuwe) toezicht. Hiervoor is in 2024 al een werkgroep ingericht dat zich richt op de impact van deze wetgeving.