Paragraaf E Bedrijfsvoering

De paragraaf bedrijfsvoering beschrijft de sturing en beheersing van de ondersteunende processen binnen de organisatie. Een aantal van deze ondersteunde processen zijn:

• Financiën, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie
• Personeel & organisatie (HRM
• Inkoop, aanbesteding en contractmanagement
• Informatievoorziening en automatisering (ICT)

Investeringsbeleid
De geplande investeringen zijn per programma toegelicht. 

Interne controle en rechtmatigheid
Het afgelopen jaar was een belangrijk jaar voor de rechtmatigheid. Het jaar 2025 is het derde jaar waarop het college van burgemeester & wethouders zelf een verklaring aflegt over de rechtmatigheid. Om deze verklaring betrouwbaar af te kunnen leggen zijn we in Westerveld gaan werken volgens het 3 lijnen principe. De eerste lijn als verantwoordelijke voor controles in het primaire proces, de tweede lijn verantwoordelijk voor de controles rond rechtmatigheid en de derde lijn als verantwoordelijke voor de verbijzonderde interne controle (de review op de controles van de tweede lijn). De rechtmatigheidsverantwoording wordt als een aparte bijlage meegenomen in deze rapportage. In deze paragraaf lichten we de bevindingen toe omtrent de interne controle en rechtmatigheid.

Rechtmatigheidsverantwoording college

Vanaf 2023 moet het college van de gemeente Westerveld expliciet verantwoording afleggen over de naleving van regels die belangrijk zijn voor de financiële situatie van de gemeente. Dit wordt de rechtmatigheidsverantwoording genoemd. Het college is al verantwoordelijk voor de naleving van deze regels, maar vanaf 2023 moet ze hier zelf ook verslag van doen.

Dit betekent dat een uitspraak wordt gedaan of de drie hiervoor geldende rechtmatigheidscriteria zijn nageleefd:

1. Voorwaardencriterium: de naleving van wet- en regelgeving zoals opgenomen in het normenkader dat op 16 december 2025 door de raad is vastgesteld;
2. Begrotingscriterium: het handelen binnen de budgettaire kaders die de raad stelt in de begroting en begrotingswijzigingen;
3. Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium: het in voldoende voeren van een beleid om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsmiddelen te voorkomen.

Voor de uitvoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft de gemeenteraad een zogenaamde verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens vastgesteld. De verantwoordingsgrens is de grens die bepaald waarbinnen het niet naleven van de hierboven genoemde criteria akkoord is. Deze grens dient tussen de 0% en de 2% te zijn. De verantwoordingsgrens is vastgelegd binnen de financiële verordening. In de raadsvergadering van 25 november 2025 heeft de gemeenteraad deze vastgesteld op 2% van de totale lasten exclusief dotatie aan de reserves. Voor de jaarrekening 2025 betreft dit (afgerond) € 1.580.000. De rapporteringsgrens is de grens van fouten waarboven de raad geïnformeerd wil worden. De rapporteringsgrens is gelijkgesteld aan de verantwoordingsgrens. Hieronder hebben wij per criterium de bevindingen gerapporteerd in lijn met de door de raad vastgestelde grens. Voor 2025 komen wij tot de volgende bevindingen die hierna per criterium nader toegelicht worden.

Begrotingscriterium
Uit de financiële verordening blijken de afspraken tussen de gemeenteraad en het college inzake de begrotingsrechtmatigheid. Hieruit blijkt dat een toelichting inzake de onderschrijding van lasten en over- en onderschrijding van baten in 1 van de P&C documenten (waaronder de jaarrekening) door de gemeenteraad als tijdig aangemerkt wordt en dus niet als onrechtmatig aangemerkt hoeven te worden. Overschrijding van lasten zijn te allen tijde onrechtmatig, maar kunnen als acceptabel bestempeld worden indien de overschrijdingen vallen binnen de afspraken tussen raad en college. Er is sprake van een overschrijding op 7 programma’s en op 7 kredieten. Deze overschrijdingen zijn in de programmaverantwoording en in hoofdstuk “analyse begrotingsrechtmatigheid” nader toegelicht. Belangrijke overschrijdingen betreffen de aanvulling op de voorziening voor ambtsdragers (APPA) als gevolg van een uitspraak van de commissie BBV in december 2025 (geen begrotingswijziging meer mogelijk) en de overschrijdingen in het sociaal domein (open einde regeling). De overschrijdingen vallen allemaal binnen de afspraken die tussen raad en college in de financiële verordening vastgelegd zijn en zijn derhalve allemaal acceptabel.

Voorwaardencriterium

Ten aanzien van het voorwaardencriterium zijn onrechtmatigheden geconstateerd ten aanzien van de naleving van de Europese aanbestedingsregels. In totaal gaat het om een onrechtmatigheid van € 1.054.584. De onrechtmatigheden zien toe op:

1. Het onderhoud aan elementverhardingen. 
2. Recycling.

Ten aanzien van de elementverhardingen geldt dat de kosten van 2025 gedeeltelijk onrechtmatig zijn. Er is een nieuwe overeenkomst afgesloten welke voldoet aan de vereisten en de opdrachten die onder die overeenkomst weggezet zijn, zijn rechtmatig. Ten aanzien van de recycling wordt onderzocht hoe we de juiste inkoopprocedure moeten doorlopen. In dit proces zijn wij ook afhankelijk van de provincie.

Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium

Op het gebied van misbruiken oneigenlijk gebruik zijn vanuit onze uitgevoerde werkzaamheden geen bijzonderheden geconstateerd.

Totaal conclusie

Ten aanzien van de rechtmatigheid concluderen wij dat de totale onrechtmatigheid € 2.860.323 betreft, dit is hoger dan de daarvoor gestelde grens van € 1.580.000. Van de onrechtmatigheid wordt € 1.805.739 als acceptabel bestempeld.

Organisatieontwikkeling en samenwerking

In 2025 heeft de relatief nieuwe laag teamleiders een duidelijke bijdrage geleverd aan het versterken van de aansturing en ondersteuning binnen de teams. Om de ontwikkelingen binnen de verschillende teams in samenhang met de brede gemeentelijke opgaven organisatiebreed te bezien, is het instrument strategische personeelsplanning ingezet.

Dit heeft het mogelijk gemaakt om de impact van zowel actuele als toekomstige ontwikkelingen op de organisatie-inrichting, werkprocessen en ondersteunende systemen integraal te analyseren en hierop tijdig te anticiperen. De verdere uitwerking hiervan vindt plaats in 2026. Strategische personeelsplanning blijft ook komend jaar een belangrijk aandachtspunt.

De uitkomsten van het in 2024 uitgevoerde medewerkersonderzoek zijn in 2025 vertaald naar concrete acties en geïntegreerd in de strategische HR-thema’s. Deze richten zich op het binden en boeien van medewerkers, het stimuleren van ontwikkeling en het versterken van een inclusieve organisatiecultuur waarin medewerkers zich gewaardeerd voelen en zich kunnen ontwikkelen. Medio 2026 wordt een nieuw medewerkers onderzoek uitgevoerd.

Ook in 2025 is ingezet op het behouden en versterken van een aantrekkelijke werkomgeving, met korte lijnen, betrokkenheid en ruimte voor persoonlijke ontwikkeling. De teamleiders spelen hierin een belangrijke rol door dichter bij de medewerkers te staan en beter in te kunnen spelen op individuele behoeften.

Daarnaast is in 2025 verder gewerkt aan de samenwerking met ONS. Dit heeft geleid tot het verder optimaliseren en aanscherpen van processen rondom personeelsadministratie en verzuim. Deze samenwerking wordt in 2026 verder doorontwikkeld.

Personeelsformatie en personeelsbudgetten

Onderstaand overzicht geeft inzicht in de formatie in 2025 zoals begroot (stand 01-01-2025) ten opzichte van de formatie uit de jaarrekening 2025 (stand 31-12-2025).

De totale formatie is toegenomen. Deze groei is voornamelijk toe te schrijven aan:

• het in dienst nemen van de beweegcoaches per januari 2025 (voorheen gedetacheerd via Sport Drenthe);
• de uitbreiding van handhaving met 1 fte.

De ontwikkeling van de formatie en met name het aandeel overhead in de totale formatie vraagt de komende jaren blijvende aandacht. Hierbij blijft het van belang om de balans tussen ondersteunende capaciteit, uitvoeringskracht en bestuurlijke ambities goed te bewaken. 

De arbeidsmarkt bleef in 2025 krap. Het blijft daardoor een uitdaging om vacatures tijdig en kwalitatief goed in te vullen. In 2026 wordt daarom extra ingezet op het versterken van de recruitmentstrategie en arbeidsmarktcommunicatie.

Ook blijft de verschuiving van vaste formatie naar inhuur een aandachtspunt. Door inzet van teamleiders, gerichte ontwikkelmogelijkheden, medewerkers onderzoek en strategische personeelsplanning wordt actief gewerkt aan het binden en boeien van medewerkers en het beperken van externe inhuur.

Personeelsbudgetten

De totale personeelsbudgetten zijn gestegen met € 0,7 miljoen van € 16,5 miljoen (stand 01-01-2025) naar € 17,1 miljoen (stand 31-12-2025). Deze stijging hangt samen met:

• de toename van de formatie;
• Cao stijgingen en periodieke verhogingen;

De bijbehorende budgetten zijn als volgt:

Incl. secundaire arbeidskosten zoals Arbo, etc.

Personeelsbeleid

Onze medewerkers vormen het fundament van de organisatie. In 2025 is ingezet op het creëren en behouden van een werkomgeving waarin medewerkers zich kunnen ontwikkelen en hun talenten optimaal kunnen benutten. Dit kreeg onder andere vorm door investeringen in opleidingen en trainingen en door het stimuleren van interne mobiliteit. Hiermee is beoogd medewerkers duurzaam inzetbaar te houden en hun betrokkenheid bij de organisatie te versterken.

Samenwerking en verbinding vormen belangrijke pijlers binnen de organisatiecultuur. Medewerkers zijn actief betrokken bij projecten en organisatiebrede ontwikkelingen. Daarnaast dragen personeelsbijeenkomsten, teamactiviteiten en informele contactmomenten bij aan onderlinge verbondenheid en een positieve werksfeer. Deze elementen blijken van toegevoegde waarde voor zowel de samenwerking als het werkplezier.

Als werkgever is nadrukkelijk ingezet op het voorkomen en beperken van ziekteverzuim. Door middel van vroegtijdige signalering en passende begeleiding zijn medewerkers ondersteund waar dat nodig was. Teamleiders vervullen hierin een sleutelrol en zijn hiervoor toegerust met gerichte opleidingen en trainingen. Ondanks deze inzet is het ziekteverzuim in 2025 hoger uitgevallen dan beoogd.

Het ziekteverzuim binnen de gemeente Westerveld bedroeg in 2025 gemiddeld 7,34% (exclusief zwangerschapsverlof), terwijl het landelijk gemiddelde binnen de sector gemeenten naar verwachting uitkomt op 7,7%. Met name (medisch) langdurig ziekteverzuim heeft een substantiële invloed gehad op het totale verzuimcijfer. Hoewel inspanningen zijn geleverd op het gebied van verzuimbegeleiding, is het in 2025 niet gelukt om het verzuim terug te brengen. Het hogere ziekteverzuim heeft niet alleen financiële gevolgen, maar legt ook extra druk op de beschikbare capaciteit en de continuïteit van werkzaamheden binnen teams.

Deze ontwikkeling onderstreept het belang van blijvende aandacht voor preventie, tijdige signalering en duurzame inzetbaarheid. De ervaringen in 2025 maken duidelijk dat een meer gerichte aanpak van langdurig ziekteverzuim noodzakelijk is. Deze inzichten vormen de basis voor een intensivering en verdere aanscherping van het verzuimbeleid in 2026.

Voor de vervanging bij ziekte en verlof, waaronder zwangerschaps- en ouderschapsverlof, is jaarlijks een budget beschikbaar van € 208.450. Indien dit budget ontoereikend blijkt, heeft de raad in de tweede bestuursrapportage van 2014 toestemming verleend om de uitgaven te laten oplopen tot een niveau dat aansluit bij het landelijk gemiddelde ziekteverzuimpercentage.

Voor het verder borgen en verbeteren van de vakkennis rond inkoop is ook in 2025 het inkoopvakberaad verder vormgegeven. Een thema dat in het vakberaad aan de orde is gekomen en werd uitgediept is onder andere de inzet van Social Return On Investment (SROI). Ook in 2026 willen we de samenwerking met het Expertisecentrum SROI versterken. 

In het afgelopen jaar zijn grote stappen gemaakt in de richting van verdere professionalisering van Inkoop en Contracten. In 2025 is er wederom een extra impuls gegeven aan het goed op orde krijgen (en houden) van inkoop, contractmanagement en contractbeheer. In 2025 zijn de contracten verder in kaart gebracht, vastgelegd en in beheer genomen. Deze verdere professionalisering draagt ook bij aan het versterken van de rechtmatigheid en het beperken van risico’s op het gebied van aanbestedingen en contractbeheer. Zo zijn alle facilitaire contracten inmiddels inzichtelijk en rechtmatig en worden momenteel de contracten van openbare ruimte samen in beeld gebracht en waar nodig aangepast.

Er wordt verder toegewerkt naar een toekomstbestendige interne (inkoop en contract) organisatie. Hierbij wordt zo veel mogelijk gebruik wordt gemaakt van de kennis, kunde en middelen van SSC-ONS. 

In 2025 hebben we binnen informatievoorziening gewerkt aan diverse projecten vanuit een projectenportfolio.

In totaal zijn er 24 projecten succesvol afgerond en lopen 19 projecten door in 2026. Een deel van deze projecten voeren we uit samen met SSC-ONS en aangesloten partners om daar waar het kan te standaardiseren.

Een van de belangrijkste mijlpalen van dit jaar was de afronding van de implementatie van het vernieuwde beheerpakket voor de openbare ruimte.

Hierdoor hebben we beter toegang tot informatie en meer grip op het beheer van onze openbare ruimte.

Daarnaast is de aanbesteding voor een nieuw zaaksysteem afgerond en zijn we gestart met de implementatie hiervan, deze zal in 2026 geïmplementeerd zijn.

Dit systeem is bedoeld om onze (digitale) dienstverlening aan inwoners en bedrijven te verbeteren, terwijl we tegelijkertijd zorgen voor beter informatie- en archiefbeheer.

Tot slot hebben we dit jaar Informatie Security Management Systeem (ISMS) geïmplementeerd.

Dit systeem helpt ons om beter grip te krijgen op de risico’s rondom cybersecurity en zorgt ervoor dat we voldoen aan diverse audits en wettelijke vereisten.

Om blijvend aan de geldende wet- en regelgeving te kunnen blijven voldoen, hebben we uitvoering gegeven aan hetgeen in voorgaande jaren hebben opgezet. Aangezien de wet- en regelgeving binnen dit vakgebied snel aan het veranderen is, blijven we de impact hiervan op onze organisatie in kaart brengen. Ook komen de toezichthouders met strengere toetsingskaders (Opzet bestaan en werking) en vragen meer bewijslast. Hierin is voorzien, waardoor het gebruik volgens de aansluiteisen van onze bronsystemen gewaarborgd zijn. Met de vaststelling van de Europese verordening van de Nis2, wordt de gemeente een kritische entiteit, waardoor we meer en meer te maken krijgen met zorgplicht, meldplicht en (nieuwe) toezicht. Hiervoor is een werkgroep ingericht dat zich richt op de impact van deze wetgeving.