De paragraaf bedrijfsvoering beschrijft de sturing en beheersing van de ondersteunende processen binnen de organisatie. Een aantal van deze ondersteunde processen zijn:
Investeringsbeleid
De geplande investeringen zijn per programma toegelicht.
Interne controle en rechtmatigheid
Het afgelopen jaar was een belangrijk jaar voor de rechtmatigheid. Het jaar 2023 is het eerste jaar waarop het college van burgemeester & wethouders zelf een verklaring aflegt over de rechtmatigheid. Om deze verklaring betrouwbaar af te kunnen leggen zijn we in Westerveld gaan werken volgens het 3 lijnen principe. De eerste lijn als verantwoordelijke voor controles in het primaire proces, de tweede lijn verantwoordelijk voor de controles rond rechtmatigheid en de derde lijn als verantwoordelijke voor de verbijzonderde interne controle (de review op de controles van de tweede lijn). De rechtmatigheidsverantwoording wordt als een aparte bijlage meegenomen in deze rapportage. In deze paragraaf lichten we de bevindingen toe omtrent de interne controle en rechtmatigheid.
Rechtmatigheidsverantwoording college
Vanaf 2023 moet het college van de gemeente Westerveld expliciet verantwoording afleggen over de naleving van regels die belangrijk zijn voor de financiële situatie van de gemeente. Dit wordt de rechtmatigheidsverantwoording genoemd. Het college is al verantwoordelijk voor de naleving van deze regels, maar vanaf 2023 moet ze hier zelf ook verslag van doen.
Dit betekent dat een uitspraak wordt gedaan of de drie hiervoor geldende rechtmatigheidscriteria zijn nageleefd:
• Voorwaardencriterium: de naleving van wet- en regelgeving zoals opgenomen in het normenkader dat op 28 november 2023 door de raad is vastgesteld;
• Begrotingscriterium: het handelen binnen de budgettaire kaders die de raad stelt in de begroting en begrotingswijzigingen;
• Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium: het in voldoende voeren van een beleid om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsmiddelen te voorkomen.
Voor de uitvoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft de gemeenteraad een zogenaamde verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens vastgesteld. De verantwoordingsgrens is de grens die bepaald waarbinnen het niet naleven van de hierboven genoemde criteria acceptabel is. Deze grens dient tussen de 0% en de 3% te zijn. In de gemeenteraad van 3 april 2024 heeft de gemeenteraad deze gelijkgesteld aan het percentage waarmee de accountant de controle van de jaarrekening verricht. Dit betekent dat de verantwoordingsgrens voor 2023 gesteld is op 1% van de totale lasten inclusief dotatie aan de reserves. Voor de jaarrekening 2023 betreft dit (afgerond) € 700.000. De rapporteringsgrens is de grens van fouten waarboven de raad geïnformeerd wil worden. De rapporteringsgrens is eveneens vastgesteld op 1% van de totale lasten inclusief dotatie aan de reserves. Voor de jaarrekening 2023 betreft dit (afgerond) € 700.000. Hieronder hebben wij per criterium de bevindingen gerapporteerd in lijn met de door de raad vastgestelde grenzen.
Voorwaardencriterium
Ten aanzien van het voorwaardencriterium zijn onrechtmatigheden geconstateerd ten aanzien van de naleving van de Europese aanbestedingsregels. In totaal gaat het om een onrechtmatigheid van € 190.000. De onrechtmatigheden zien toe op:
• In 2023 is een raamovereenkomst op het gebied van brandstof onrechtmatig verlengd. Hierdoor zijn de kosten over het eerste half jaar onrechtmatig. In 2023 is hiervoor reeds een nieuwe aanbestedingsprocedure opgestart. Halverwege 2023 hebben wij een nieuw contract afgesloten, waarmee deze onrechtmatigheid zich opgelost heeft in 2023.
• In 2023 hadden wij een onrechtmatig doorlopend contract inzake de afvalinzameling. Voor de afvalinzameling geldt namelijk dat wij vanuit het verleden een nog doorlopend contract hadden, waarover in 2022 reeds geconcludeerd is dat deze onrechtmatig is. In 2023 hebben wij hiervoor een nieuwe aanbestedingsprocedure doorlopen, wat heeft geleid tot een nieuw contract dat op 1 oktober 2023 is ingegaan.
Begrotingscriterium
Ten aanzien van het begrotingscriterium komen wij tot het volgende overzicht:
Onderdeel Toelichting Bedrag
1A Overschrijding lasten programma's begroot versus werkelijke € 99.000
1B Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten) € 97.000
2 Ongeautoriseerde reserve mutaties n.v.t.
3 Onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of
hogere of lagere baten dan begroot die niet tijdig met
begrotingswijzigingen zijn aangepast. n.v.t.
Totaal begrotingsonrechtmatigheden € 196.000
4 Totaal van begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 t/m 2)
dat past binnen het vooraf gestelde beleid en daarmee als acceptabel
is geduid onder verwijzing naar dit vooraf vastgestelde beleid. € 97.000
5 Resterende saldo aan begrotingsonrechtmatigheden € 99.000
Er is op 1 programma een onrechtmatigheid geconstateerd namelijk 5. Sport, Cultuur en Recreatie. Voor de nadere toelichting van de overschrijdingen verwijzen wij naar de programmaverantwoording.
Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium
Op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik zijn vanuit onze uitgevoerde werkzaamheden geen bijzonderheden geconstateerd.
Totaal conclusie
Ten aanzien van de rechtmatigheid concluderen wij dat de totale onrechtmatigheid betreft € 376.000, waarvan € 97.000 als acceptabel bestempeld wordt en € 99.000 als niet acceptabel. Het college is daarom van mening dat de baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand gekomen zijn.
Doelmatigheid
In 2023 is het 'Onderzoeksplan doelmatigheid en doeltreffendheid Westerveld 2023' vastgesteld. In het plan is een prioritering van mogelijke onderzoeksonderwerpen opgenomen. Uit deze inventarisatie volgt een eerste onderzoeksonderwerp namelijk 'leges'. In 2023 is een start gemaakt met het onderzoek, welke in 2024 opgeleverd zal worden.
Fraude
In 2023 is eveneens het fraudebeleidsplan opgesteld. Op basis hiervan is gestart met een gemeentebrede risico-inventarisatie, de bevindingen vanuit deze inventarisatie worden in 2024 gecommuniceerd. Het risico op fraude wordt geminimaliseerd als medewerkers op de hoogte zijn van de risico's en ook weten hoe ze hier mee om moeten gaan.
Een onderdeel van fraude is 'misbruik en oneigenlijk gebruik'. Om te kunnen voldoen aan de vereisten vanuit de rechtmatigheid is hier specifiek aandacht aan geschonken. Met name via interim- en jaarrekeningcontrole zijn door middel van lijncontroles en steekproeven de processen beoordeeld op risico's en fouten. Er is gekeken per proces hoe er beheersmaatregelen zijn doorgevoerd en daarmee de kans op fouten geminimaliseerd wordt. Bij de controles zijn geen signalen ontvangen die wijzen op fraude.
Interbestuurlijk toezicht
Interbestuurlijk toezicht is het toezicht van de ene overheid op de andere. De provincie heeft een toezichthoudende rol op de gemeenten op een aantal terreinen. Deze terreinen zijn:
• Ruimtelijke ordening
• Wabo
• Huisvesting statushouders
• Archiefzorg
• Financieel toezicht
• Monumentenwet
Het toezicht op financiën wordt afzonderlijk georganiseerd. De andere vijf onderwerpen vallen onder de Wet Interbestuurlijk Toezicht. Hiervoor zijn toezichtcriteria ontwikkeld op basis waarvan zelfbeoordeling plaats kan vinden. Deze zelfbeoordeling heeft een plek in de P&C-cyclus en daarmee in de jaarrekening, waardoor de gemeenteraad haar taak adequaat kan uitoefenen.
De zelfbeoordeling heeft samengevat het volgende resultaat opgeleverd. Een groene kleur betekent dat aan alle eisen is voldaan, oranje betekent dat aandacht nodig is omdat aan een aantal eisen niet is voldaan, rood betekent dat onvoldoende is voldaan aan de eisen.
| Domein | Status |
| Ruimtelijke ordening | |
| Huisvesting statushouders | |
| Archiefzorg | |
| Financieel toezicht | |
| Monumentenwet |
Westerveld scoorde op één punt ‘oranje’. Bij archiefzorg wordt nog niet voldaan aan alle vereiste kritische prestatie-indicatoren. We zijn hierover in gesprek met de provincie en zijn gestart om de achterstand bij archiefzorg weg te werken. Het gaat dan met name om de indicatoren met betrekking tot digitalisering archief. De aanbevelingen die de provincie heeft gedaan, zullen opgevolgd worden. Doordat de provincie meer kijkt naar de mogelijkheden zal dit naar verwachting leiden tot een ‘groene’ status.
Organisatieontwikkeling en samenwerking
2023 heeft in het teken gestaan van het verder uitwerken en inzetten van de organisatieontwikkeling die aansluit bij de behoeften van de medewerkers en de uitdagingen die er liggen. Na veel intern onderzoek en adviesvragen bij externe partijen door de directie is de conclusie getrokken dat het samensturingsmodel niet langer past bij de doelstelling die we als gemeente hebben. De medewerkers geven duidelijk aan meer behoefte te hebben aan persoonlijke aandacht en een sparringpartner op inhoud. Een rol die door de huidige teamleiders onvoldoende ingevuld kan worden door de (te) grote span of control. In de loop van 2023 werd duidelijk dat het toevoegen van een extra laag in de organisatie noodzakelijk is om de medewerkers te voorzien in hun behoeften en als gemeente de aankomende uitdagingen aan te gaan.
In de 2e helft van 2023 is de werving gestart om 7 nieuwe teamleiders te werven en met succes! Begin 2024 is de nieuwe organisatie neergezet: 3 afdelingen, namelijk Fysiek Domein, Sociaal Domein en Bedrijfsvoering. Aan het hoofd van deze afdeling staat de manager, die zich richt op de strategische vraagstukken. De afdelingen zijn onderverdeeld in totaal 7 teams, de teamleiders hebben in deze teams de rol van leidinggevende, blijven aangehaakt bij de medewerkers en fungeren als sparringpartner op de inhoud.
Westerveld blijft met ongeveer 200 vaste medewerkers en +/- 50 inhuurkrachten een relatief kleine organisatie. De korte lijnen blijven intact, ondanks de organisatieontwikkeling in 2024. Daarnaast streven we ernaar de verantwoordelijkheden laag in de organisatie te houden, om zo de medewerkers uitgedaagd te houden in hun functies waarbij brede kennis van de materie nodig is. Bij het zijn van een kleine organisatie blijft het risico dat we veel eenpitters hebben in de organisatie, waardoor we op deze plekken kwetsbaar zijn. Zeker in de huidige arbeidsmarkt, waarin goed gekwalificeerd personeel steeds moeilijker te vinden is. Hierdoor is het des te belangrijker dat we constant in ontwikkeling blijven om een organisatie blijven waar mensen graag werken en we, waar nodig, de samenwerking extern opzoeken.
De ontwikkeling die is ingezet zal in 2024 verder vorm krijgen, de managers en teamleiders worden meegenomen in het vervolg van het management development traject waarbij de focus blijft liggen op ons waardevolste kapitaal: onze medewerkers.
Personeelsformatie en personeelsbudgetten
Met het volgende overzicht geven wij globaal inzicht in de begrote formatie in vergelijking met 2023.
| Formatie in FTE | 2022 | 2023 | Verschil |
| Bestuur (B&W) | 4,00 | 4,00 | 0 |
| Bestuursondersteuning (griffie) | 2,44 | 2,44 | 0 |
| Totaal formatie bestuur | 6,44 | 6,44 | 0 |
| Subtotaal directe taken programma's | 107,08 | 103,15 |
-3,93 |
| Subtotaal ondersteunende taken (overhead) | 58,75 | 68,79 | 10,04 |
| Totaal formatie ambtelijke organisatie | 165,82 | 171,94 | 6,11 |
| FTE overhead / FTE Totaal |
35,4% |
40,0% |
De formatie 2023 van 171,94 FTE is gebaseerd op de door het college vastgestelde formatie van 165,82 FTE voor 2022 (excl. Bestuur en Griffie). Bij de vaststelling van de begroting 2022 is 2,49 FTE toegekend voor het invullen van knelpunten, waarvan 1,0 FTE voor ruimtelijke ordening tot 2025. De gemeenteraad heeft in een amendement besloten voor ruimtelijke ordening nog eens 2,0 FTE uit te breiden voor2022 voor een versnelling in het bouwtempo. Deze uitbreiding wordt ook begroot voor 2023. Bij de vaststelling van de voorjaarsrapportage 2022 is 0,5 FTE toegekend voor de uitkeringenadministratie en 1,0 FTE voor de buitendienst openbare werken op basis van een visiedocument. De totale FTE komt daarmee uit op 171,81. Het verschil met de begrote formatie betreft kleine verschillen in de individuele contracten van medewerkers.
Naast een tekort aan mensen zien we ook al enige tijd een verschuiving van ‘in dienst’ naar inhuur in de vorm van ZZP of detachering mét de daaraan gekoppelde hogere tarieven. Willen we functies gevuld krijgen en houden, dan moeten we vaak kiezen voor inhuur, omdat de keus voor vast personeel er niet is. Ter dekking voor de extra kosten die met inhuur verbonden zijn, is in 2023 een aanvullend budget van € 200.000 beschikbaar in de flexibele schil.
De bijbehorende budgetten zijn als volgt:
| Budget formatie | 2022 | 2023 | Verschil |
| Bestuur B&W | 446.580 | 455.910 | 9.330 |
| Bestuursondersteuning (Griffie) | 206.000 | 203.768 | -2.232 |
| Totaal Bestuur | 652.580 | 659.678 | 7.098 |
| Burgerlijke stand (trouwambtenaren) | 10.000 | 10.000 | 0 |
| Personeelslasten binnendienst | 10.922.900 | 11.172.368 | 249.468 |
| Personeelslasten buitendienst | 975.300 | 1.019.533 | 44.233 |
| Totaal ambtelijke organisatie | 11.908.200 | 12.201.901 | 293.701 |
| Totaal personeelsbudget | 12.560.780 | 12.861.579 | 300.799 |
Personeelsbeleid
Het belangrijkste kapitaal van onze organisatie is onze medewerkers. We willen een organisatie zijn waarin we de medewerkers de ruimte bieden in hun kracht te komen en staan. Dit doen we door het aanbieden van opleidingen en ruimte bieden voor doorstroom naar een andere interne functie. Daarnaast stimuleren we dat betrokkenheid en inzet van de kennis en kunde van iedere medewerker bij de verschillende projecten. Samenwerken en in contact staan met elkaar is een belangrijk gemeengoed binnen onze organisatie. Dit blijven we stimuleren door verschillende personeelsbijeenkomsten te organiseren, maar ook in 2024 is er weer ruimte om teambuildingsactiviteiten te organiseren zoals een teamuitje of een personeelsfeest.
Als goed werkgever zetten we vooral in op het preventief voorkomen van verzuim. We streven ernaar om op voorhand te anticiperen op individuele situaties van medewerkers die (tijdelijk) extra zorg en aandacht nodig hebben. De nieuwe groep teamleiders gaat hier een belangrijke rol in spelen en zullen de juiste handvaten meekrijgen om deze rol richting onze medewerkers goed op te kunnen pakken.
We streven als gemeente naar een verzuimcijfer dat niet groter is dan het landelijk gemiddelde verzuimcijfer van de sector Gemeenten. In 2023 bedroeg dit landelijk cijfer 6,1% en in Westerveld 7,49% (excl. zwangerschappen).
Waar het gaat om vervanging van ziekte, zwangerschaps- en ouderschapsverlof is jaarlijks een budget beschikbaar van € 208.450. Indien dit budget niet toereikend is, heeft u in 2014 (2e bestuursrapportage) toestemming gegeven om de uitgaven te doen tot een budget dat gelijk is aan het landelijk gemiddelde verzuimcijfer.
De inkoopwerkzaamheden zijn ondergebracht bij het Shared Service Center ONS (ONS). Ook in 2023 is er continu gewerkt aan verdere harmonisering van de inkoopfunctie binnen Westerveld met de standaarden van ONS. in 2023 is het geharmoniseerde inkoopbeleid vastgesteld. Daarnaast is in 2023, gezamenlijk met Zwartewaterland en Dalfsen, een operationeel demandmanager aangetrokken om de inkoopfunctie intern op een hoger niveau te krijgen. Het aantal contracten dat is vastgelegd, in beheer genomen, via het contractbeheersysteem is in 2023 uitgebreid met alle IT-contracten.
Het realisatieprogramma Westerveld 2024 is het afgelopen jaar omgevormd naar een projectenporfolio waarmee we meer grip en sturing hebben op de diverse projecten, maar wel dynamisch in kunnen blijven spelen op nieuwe ontwikkelingen en wensen.
Het afgelopen jaar is er onder andere een nieuwe applicatie ingericht voor de ondersteuning van de werkprocessen van Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving. Daarnaast is het systeem voor het bestuurlijke besluitvormingsproces vernieuwd.
In 2023 zijn de eerste stappen gezet voor een nieuwe applicatie voor de beheergegevens voor de openbare ruimte, het opnieuw vormgeven van de gemeentelijke website en de modernisering van de werkplekken.
Op het gebied van informatiebeveiliging is in 2023 het informatiebeveiligingsbeleid opnieuw vastgesteld. Vanuit SSC-ONS zijn er ook diverse stappen genomen in het gezamenlijk verhogen van onze digitale weerbaarheid.
In 2023 zijn 27 Woo-verzoeken binnengekomen. Twaalf keer heeft de gemeente een verzoek toegewezen en documenten openbaar gemaakt. Verder waren er drie verzoeken die betrekking hadden op de Wet waardering onroerende zaken (wet WOZ), die een eigen openbaarmakingsregime heeft. Daarom worden dat soort verzoeken op grond van de wet Woz behandeld.
Bij Westerveld kunnen geen verzoeken via een e-mailbericht worden ingediend. Dat staat op de website. In elf gevallen zijn dat soort verzoeken buiten behandeling gelaten. Drie verzoekers hebben alsnog een verzoek op correcte wijze ingediend. Eén verzoek is ingetrokken.
Vier Woo-verzoeken hadden betrekking op de wolfproblematiek, naar aanleiding van het afschieten van een wolf in 2023. Verder is de gemeente acht keer verzocht om een zienswijze te geven over Woo-verzoeken over de wolfproblematiek die bij andere bestuursorganen zijn ingediend.
Er is in 2023 geen bezwaar gemaakt tegen de beslissingen op een Woo-verzoek.